Kayıt Yöneticisi Ne İş Yapar ve Maaşları Ne Kadar?

Kayıt yönetiminde kariyerinize başlarken iletişim, analitik ve organizasyon becerilerinizi test edin.

Bir kayıt yöneticisi olarak bir kuruluşun kayıtlarının oluşturulmasından, elden çıkarılmasına kadar etkin ve uygun bir şekilde yönetilmesinden siz sorumlusunuz.

Bir dizi operasyonel ve stratejik amaç için doğru kayıtlara erişim sağlayacak ve yasal yükümlülüklerin yerine getirildiğinden emin olacaksınız. Bu durum oluşturulan ve depolanan kayıtların sayısının kontrol edilmesini ve hangi kayıtların tarihi ve araştırma amacıyla saklanacağını ve hangilerinin imha edileceğini belirlemeyi içerir.

Kayıt yönetimi genellikle bilgi ve bilgi yönetimi ile ve aynı zamanda bilgi uyumluluğu (veri koruma ve bilgi özgürlüğü) ile yakından ilgilidir. Bazı işler bu rollerin bir birleşimi olacak.

Sorumlulukları ve Görevleri Nelerdir?

Bir kayıt yöneticisi olarak yapmanız gerekenler:

• Elektronik veya kağıt temelli bilgilerin yönetimini denetler
• En uygun kayıt yönetimi kaynaklarını tanımlayın
• Dosyalama sistemlerini, işletme sınıflandırma şemalarını tasarlayıp geliştirmek ve kayıt anketleri yapmak
• Belge kayıt sistemlerini kurmak ve gözden geçirmek
• Saklama ve elden çıkarma programları oluşturmak
• Çalışanlarınıza kayıtları yönetme ve işveren kayıt sistemini kullanma konusunda rehberlik edecek bir çerçeve oluşturarak yeni kayıt yönetimi politikaları konusunda tavsiyede bulunmak
• Bilgi kaynaklarını bir organizasyon veya organizasyon grubu boyunca standartlaştırmak
• Kağıttan elektronik kayıt yönetim sistemlerine geçişi yönetmek
• Bilgi sorgularına cevap verin, bilgiye uygun erişim sağlayın
• İlgili mevzuat ve düzenlemelere uygunluğu sağlamak
• Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası ve diğer ulusal veya bölgesel mevzuat gibi alanlardaki kararları içeren karmaşık yasal ve düzenleyici konularda tavsiyelerde bulunur.
• Kurumsal hafızayı ve mirası korumak
• Bütçeleri ve kaynakları yönet
• Kayıt personelini eğitmek ve denetlemek.

Maaşları Ne Kadar? (2024 Güncel Zamlı Maaş)

• Yeni nitelikli kayıt yöneticileri, arşivciler ve arşiv koruyucuları için asgari başlangıç ​​maaşının 42.500 TL olmasını önermektedir.
• Tecrübe ile 55.500 TL ile 95.500 TL arasında alacağınızı tahmin edebilirsiniz.
• Üst düzeydeki maaşlar 95.000 liranın üzerine çıkabilir.

Yerel otoriteler, merkezi hükümet ve üniversitelerdeki maaşlar genellikle bir ödeme ölçeğini takip eder.

Maaşlar, çalıştığınız sektör, bulunduğunuz yer ve deneyiminiz dahil olmak üzere birçok faktöre bağlı olarak değişir. Sektörler arasında kayıt yöneticisi maaşlarının dökümü için Bilgi Yönetimi Maaş Anketi’ne bakınız.

Gelir, kazanç ve maaş bilgisi sadece bilgilendirme amaçlıdır.

*Maaşlar Temmuz 2024’te güncellenmiştir.

Çalışma Saatleri

Çalışma saatleri genellikle, iş yükünüze bağlı olarak bazı ekstra saatler potansiyeline sahip, pazartesiden cumaya, sabah 9 ile akşam 5 arasındadır.

Serbest çalışma ve danışmanlık çalışmaları, özellikle kısa vadeli projeler için mümkündür.

Çalışma Şartları Nasıl?

• Kayıt yönetimi, işinizin tamamını veya yalnızca bir kısmını, bilgi ve bilgi yönetimi, veri koruma, bilgi özgürlüğü ve bilgi yönetimi gibi diğer bilgi ile ilgili faaliyetlerle birlikte oluşturabilir.
• Çalışmalar çoğunlukla ofis bazındadır ve seviyesine bağlı olarak diğer çalışanlarla düzenli olarak iletişim kurabilir veya çoğunlukla yalnız, bilgisayar tabanlı işler yapabilirsiniz. Elektronik belge ve kayıt yönetim sistemlerinin (EDRMS) kullanımındaki artışla, birçok BT tabanlı çalışmaya dahil olmanız muhtemeldir.
• Fırsatların çoğu büyük şehirlerde mevcuttur.
• Kayıt yönetimi genellikle proje tabanlıdır ve belirli süreler için çalışmayı içerir.
• Üst düzey profesyonellerin serbest meslek sahibi olmaları, birkaç müşteri için çalışmaları veya büyük bir yönetim danışmanlığına veya uzman bir ajansa katılmaları için bazı fırsatlar vardır.

Aranan Şartlar ve Nitelikler Neler?

Genellikle bir dereceye ve ardından ARA tarafından onaylanmış bir lisansüstü yeterlilik derecesine ihtiyacınız olacaktır.

Birinci derecenizin konusu özellikle ilgili değildir ve kayıt yöneticileri, arşiv yönetimi, finansal ve perakende yönetimi, bilimsel araştırma ve kamu hizmeti dahil olmak üzere çeşitli alanlardan gelmektedir.

Bir lisansüstü kursu olan yerler için rekabet zor ve normalde iyi bir onur derecesi ve önceki iş deneyimi gerekir. Kurslar, dokuz aylık bir lisansüstü diploma, profesyonel bir kayıt yöneticisi olarak istihdam için asgari şart veya bir tezin tamamlanması üzerine tam bir yıllık Master derecesi yol açar.

Kursların çoğu birleştirilmiş arşivler ve kayıt yönetimi programlarıdır. Bazı kurumlarda yarı zamanlı ve uzaktan eğitim seçenekleri mevcuttur.

Lisansüstü bir nitelik olmadan kayıt asistanı (profesyonelce) düzeyinde bir pozisyon için başvurabilirsiniz. Postalar çoğu kayıt yönetimi hizmetinde bulunur ve hizmet içi veya bir çalışma süresinden sonra daha fazla çalışmayı tamamlamak mümkündür.

Gerekli Beceriler Nedir?

Sahip olmanız gerekenler:

• Kıdemli meslektaşlar, tedarikçiler ve mühendisler ile ilgilenmek için güçlü iletişim becerileri
• Kıdemli meslektaşları kararlaştırılmış kayıt saklama kurallarını izlemeye ikna etmeye yönelik müzakere becerileri
• Kuruluşunuzun nasıl çalıştığını ve entegre kayıt sistemleri oluşturduğunu anlamaya yönelik problem çözme ve analitik beceriler
• İyi proje yönetimi ve organizasyon becerileri
• Yeni teknolojiyi ve yeni BT paketlerine ve sistemlerine uyum sağlamayı
• Bilgi yönetimi ilkeleri ve bilgi sistemleri ve arşivleri hakkında bilgi sahibi olmak
• Detaylara dikkat
• Bilgi tedarikinin tüm yönlerinde yer alma esnekliği.

Güncel veri koruma ve bilgi özgürlüğü mevzuatı bilgisi de önemlidir.

İş Deneyimi ve Staj Başvurusu

Bir lisansüstü kursu alabilmeniz için kayıt yönetim ortamında iyi kalitede gönüllü ya da ücretli iş deneyimine sahip olmanız gerekir.

Kayıt asistanlığı pozisyonları yerel ve ulusal basında ilan edilir. Spekülatif olarak yaşadığınız yere yakın kuruluşlarla iletişim kurmaya değer olabilir. Bir arşiv bulun, yaklaşabileceğiniz bir kayıt yönetimi bölümüne sahip olacaktır. Genel olarak daha büyük yerel yönetim ve üniversite kayıt yönetimi bölümlerinin fırsatları olması muhtemeldir.

Bilgi ve Kayıt Yönetimi Derneği gibi ilgili bir meslek biriminin öğrenci üyeliği faydalıdır. Avantajlar, eğitim ve ağ oluşturma fırsatlarında indirimleri içerir.

İşverenler ve İş İlanları

Kendi kayıt ve kayıt sistemleri yelpazesinin yönetimi ile desteğe ihtiyaç duyan büyük bir şirkette veya organizasyonda çalışmanız olasıdır. İşverenler:

• Merkezi ve yerel yönetim
• Akademik enstitüler
• Bankacılık ve finans sektörü
• Perakende sektörü
• Yasal firmalar
• Hastaneler
• İlaç gibi büyük endüstrilerdeki çok uluslu şirketleri içeren kurumsal sektör
• Müzeler ve galeriler
• Hayır kurumları.

İşler için rekabet olmasına rağmen Bilgi Özgürlüğü ve Veri Koruma Yasaları nitelikli kayıt yöneticileri için daha fazla talep yarattı. Veri Koruma Yasalarının yerini alan Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) de mevcut iş sayısını etkileyebilir.

Mesleki Gelişme ve Eğitimler

Kalifiye olduktan sonra, becerilerinizi geliştirmek, mesleki bilginizi geliştirmek ve bir iletişim ağı kurmak için mesleki gelişiminize devam etmeniz teşvik edilir.

İşvereniniz genellikle kurum içi sistemler ve prosedürler hakkında eğitim verecektir. Zaten bir tane yoksa, yüksek lisans mesleki nitelikleri de dahil olmak üzere dış eğitim ve uzaktan öğrenme kursları için ödeme yapabilirler. Atölye çalışmaları, seminerler, konferanslar, mentorluk ve belirli CPD programları şeklinde eğitim, aşağıdaki gibi organizasyonlar aracılığıyla verilmektedir:

• Yeminli Kütüphane ve Bilgi Uzmanları Enstitüsü

Kariyer ve İş İmkanları

Kayıt yönetimi seviyesine geçmeden önce kayıt yönetimi asistanı olarak başlayabilirsiniz. Devlet veya üniversiteler gibi daha büyük organizasyonlarda, bir kayıt yönetim ekibi ve bir kariyer yapısı mevcut olabilir. Örneğin kayıt yöneticisi, üst düzey kayıt yöneticisi yönetimi. Daha kıdemli pozisyonlarda, bir kayıt yönetim kadrosu ekibine liderlik etme, strateji geliştirme ve politika gelişmelerini koordine etme olasılığınız yüksek.

Bununla birlikte küçük organizasyonlarda, kayıt yönetimi ekipleri genellikle küçüktür ve kayıt yöneticisi en üst pozisyon olabilir. Terfi arıyorsanız esnek olmanız ve yer değiştirmeye istekli olmanız gerekebilir. İlerleme genellikle ilgi alanlarınıza ve deneyimlerinize dayanarak kendi rotanızı geliştirmeye bağlı olacaktır.

IRMS Akreditasyonu ve ARA’nın profesyonel üyeliği, en yüksek profesyonellik standartlarına sahip olduğunuzu, beceri, deneyim ve bilgilerinizin güncel olduğunu ve mesleğe bağlı olduğunuzu gösterdiğinden, kariyerinizi ilerletmenize yardımcı olabilir.

Kariyeriniz büyüdükçe, uzmanlık alanı oluşturabilir veya becerilerinizi genişletebilir ve kariyerinizi arşivleme ve arşivleme korumasında genişletebilirsiniz. İlgili diğer çalışma alanları şecere ve tarihi araştırmadır.

Ayrıca danışmanlık çalışması için (genellikle kıdemli profesyoneller) ve kayıt yönetiminde kısa süreli destek gerektiren organizasyonlarla serbest olarak çalışmak için bazı fırsatlar vardır.