Resepsiyonist İş Tanımı ve 2023 Maaşları

Resepsiyonist İş Tanımı

Resepsiyon görevlileri, ziyaretçileri karşılama ve yönetme, telefon çağrılarını yanıtlama ve programları yönetme gibi çeşitli görevlerle iş faaliyetlerini destekler. Çoğu ofiste, resepsiyonist ziyaretçilerin karşılaştığı ilk kişidir. Bu yüzden giden bir kişiliğe ve güçlü kişilerarası yeteneklere sahip olmalıdırlar.

Bir resepsiyon görevlisinin görevleri büyük ölçüde çalıştıkları organizasyonun türüne bağlı olabilir: bazı kuruluşlarda resepsiyonist dosyalama ve faturalama gibi görevleri de üstlenebilir veya seyahat ve toplantı alanları için rezervasyon yaparak yönetici desteği sağlayabilir. Herhangi bir ofiste, resepsiyon görevlisinin görevleri hem dahili personel hem de ofise ulaşan kişilerle etkileşimler yoluyla işletmenin veya kuruluşun günlük operasyonlarını destekler.

Resepsiyonist Görevleri ve Sorumlulukları

Bir resepsiyon görevlisinin görevleri, kendi ofislerine göre değişebilir. Fakat analiz ettiğimiz gönderilere dayanarak, bu işin herhangi bir kuruluşta birkaç temel görevi vardır:

Karşılama ve doğrudan ziyaretçiler

Bir resepsiyonistin başlıca sorumluluklarından biri, ziyaretçileri ofise davet etmektir. Resepsiyonist, müşterileri ve diğer ziyaretçileri karşılar ve randevu bekledikleri takdirde ikramlar veya koltuk sunabilir. Resepsiyon görevlileri de bu ziyaretçileri toplantı odalarına veya ofislere yönlendirebilir. Rolün bu yönünde, bir resepsiyonist ayrıca ofis takvimini randevular için kontrol eder, ziyaretçi kayıtlarını tutar ve ziyaretçi rozetleri verebilir.

Telefon çağrılarını ve e-postaları cevaplama

Resepsiyon görevlileri ayrıca gelen telefon görüşmelerini ve e-postaları yönetir. Müşteri veya müşteri sorularını doğrudan yanıtlamanın yanı sıra belirli kişilere veya departmanlara çağrıları aktararak bir santral veya çok hatlı bir telefon kullanabilirler. Bazı ofislerde, resepsiyon görevlisi aynı zamanda ofisin genel adresine gelen e-postaları işler, sorulara yanıt verir veya e-postaları müşteri yardımı sağlayabilen departmanlara yönlendirir.

Personel programlarını yönetin

Resepsiyon görevlileri ayrıca organizasyon ve personeli için dahili programları ve takvimleri yönetir. Bu durum paylaşılan takvimlere etkinlik ve toplantı ekleme, etkinlik bilgilerini güncelleme ve randevuları kaydetme ve molaları içerebilir. Bazı kuruluşlarda resepsiyonist, program bilgilerini belirli departmanlara dağıtır ve çeşitli iş veya organizasyon görevleri için son tarihleri ​​izler.

Seyahat ayarlamaları yapın

Bir resepsiyon görevlisinin görevleri, çalışanlar için seyahat ve ulaşım düzenlemeleri yapmayı da içerebilir. Müşteri sitelerine, konferanslara ve tesis dışı toplantılara seyahat eden çalışanlar ve yöneticiler için uçuş, araba ve otel rezervasyonu yaptırabilirler. İşin bu kısmı, seyahat masraflarının kayıtlarını tutmayı ve geri ödeme ve gözetim konusunda yardımcı olması için muhasebe ve finans departmanlarına raporlar sunmayı da içerebilir.

Kitap toplantı alanları ve olanakları

Resepsiyon görevlileri ayrıca toplantı alanları rezervasyonu yapar ve müşteri ziyaretleri ve toplantıları ile ilgili diğer düzenlemeleri yapar. Resepsiyonist, toplantı katılımcılarının sayısı hakkında bilgi toplar ve buluşmak istedikleri anda gruba uygun açık toplantı odaları bulmak için takvimi inceler veya gerekirse toplantı yerlerini değiştirir. Resepsiyonist ayrıca daha uzun toplantılar için yemek ve içecek düzenlemeleri yapabilir.

Yazışmaları yönet

Son olarak resepsiyonist gelen ve giden posta ve yazışmalar ele. Günün postasını sıralarlar, genellikle posta odasına teslim etmek veya doğrudan çalışanların posta kutularına postalamak için bir katip teslim ederler. Zaman zaman resepsiyon görevlileri mektupları ve diğer yazışmaları yazabilir ve postanın günün belirli bir saatinde alınmaya hazır olmasını sağlayabilirler.

Resepsiyonist Nasıl Olunur?

Resepsiyon görevlileri gün boyunca idari destek ve müşteri karşılama görevlerini dengeler. Şirketler, en az lise diplomasına ve aşağıdaki yeteneklere sahip resepsiyonist işe alma eğilimindedir:

• Kişilerarası yetenekleri – Ziyaretçileri selamlayıp yönlendirip telefon çağrılarına cevap verdikleri için resepsiyonistlerin güçlü kişilerarası ve müşteri hizmetleri becerilerine ihtiyaçları vardır
• Organizasyon yetenekleri – Resepsiyonistlerin yüksek düzeyde organize olmaları ve ofis genelindeki personel için programları, randevuları ve toplantıları yönetebilmeleri gerekir
• Çoklu görev – Bu rol sık sık görevler ve sorumluluklar arasında geçiş yapmayı içerdiğinden, resepsiyonistlerin başarılı bir şekilde çoklu görev yapabilmesi ve öncelikleri belirleyebilmesi
• Problem çözme yetenekleri – Bu rolde resepsiyonistlerin sık sık müşteri sorunlarını çözmek, ofis ve toplantı alanını yönetmek ve çakışan çalışan ihtiyaçlarını dengelemek için problem çözme becerilerini kullanmaları gerekir.
• İletişim yetenekleri – Resepsiyonistlerin ayrıca dahili personel ve ofis ziyaretçileri ve arayanlarla başarılı bir şekilde iletişim kurabilmeleri gerekir, bu nedenle güçlü yazılı ve sözlü iletişim yetenekleri anahtardır

Resepsiyonist Eğitim ve Öğretim Süreci

Resepsiyon görevlileri için resmi eğitim gerekliliği olmamakla birlikte, çoğu en azından lise diplomasına sahip olma eğilimindedir. Birçok resepsiyon görevlisinin iş veya iletişim ile alakalı bir alanda ön lisans veya lisans derecesi vardır. Resepsiyon görevlileri kuruluşlarının uygulamalarına ve prosedürlerine daha fazla aşina olduklarından bu rolde işbaşı eğitimi için birçok fırsat vardır. Çok yetenekli resepsiyon görevlileri becerilerini ve eğitimlerini daha doğrudan bir idari destek seviyesine geçirebilir. Fakat birçok şirket idari asistanların bir dereceye sahip olmasını gerektirir.

Resepsiyonist Maaşı ve 2023 Yıllık Kazancı

Meslek İstatistikleri Bürosu’na (MİB) göre resepsiyonistler 2019’da yıllık 28.390 TL (veya saatte 13.65 TL) ortalama maaş aldı. en yüksek ücret alan resepsiyon görevlileri saatte 19,65 liradan fazla kazandılar.

MİB, resepsiyonistlere yönelik istihdamın 2019-2029 yılları arasında %10 büyüyeceğini tahmin ediyor.

Kariyer, İş ve İstihdam Kaynakları

Bir resepsiyonist olarak kariyer hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, daha fazla okuma ve bilgi için internet’te çeşitli kaynaklar bulduk:

“Harika bir resepsiyonist aramak için 6 öznitelikleri” – Resepsiyonist pozisyonları için başvuranların en iyi şirketlerinin neleri aradığını okuyun.

Müşteri Hizmetleri Eğitimi 101: Renee Evenson’dan Mükemmel Sonuçlar Alan Hızlı ve Kolay Teknikler – Bu kitap mükemmel müşteri ve müşteri hizmetleri sağlama konusundaki en iyi uygulamaları inceler.

“Görev Yapılırken BÜYÜK Bir Resepsiyonist Olmak İçin 7 İpucu” – Bu yararlı makale zaman yönetimi, müşteri hizmetleri ile idari destek dengeleme ve resepsiyonistlerin önceliklendirilmesine odaklanmaktadır.

Resepsiyonist ile Benzer Meslekler

Yüz binlerce uzman onaylı meslek veritabanımızdan benzer meslekleri keşfedin:

• Spa Resepsiyonisti