Proje Yöneticileri için En İyi 10 Mülakat Sorusu
Proje yönetimi, heyecan verici ve inanılmaz derecede zorlu bir kariyer yoludur ve dünyadaki birçok farklı endüstride iş fırsatları bulunmaktadır. İster okuldayken bir proje yöneticisi olmaya karar verdiniz, ister alanınızdaki diğer roller boyunca ilerlediniz, bir PM işine başlamak etkileyici bir beceri ve deneyim seti gerektirir.
Mükemmel özgeçmiş oluşturmak umarım seçtiğiniz şirket ile bir röportaj yapar. Fakat işiniz burada bitmez. Mülakattan önce doğru hazırlık, doğru cevapların hepsinin alındığından ve bunları sunduğunuzdan emin olduğunuzdan emin olmanızı sağlayacaktır. Kendinizi test etmenize yardımcı olmak için, bir proje yöneticisi röportajında en sık sorulan 10 sorunun yanı sıra bunları nasıl cevaplayacağınıza dair ipuçları içeren yararlı bir liste hazırladık.
1. ‘Bize biraz geçmişinizden bahseder misiniz?’
Hangi iş için başvurursanız olun, buradaki en yaygın röportaj sorularından biridir. Herhangi bir derece, önceki istihdam ve önemli kariyer başarıları gibi vurgulara odaklanarak önceden bir yanıt hazırlayın. Farklı endüstrilerdeki projeleri yönetmek veya altı farklı departmandan 50 kişinin koordinasyonunu gerektiren bir ödevi başarıyla ele almak gibi, başvurduğunuz işle en benzer deneyiminizi seçin
Bunun gibi açık uçlu sorgular sizi fazla paylaşmaya yönlendirebilir. Özgeçmişinizi gördüler. Bu yüzden liseden beri yaptığınız her işi yapmanıza gerek yok. İşverenler genellikle bu soru üzerinde daha kişisel bir açı arıyorlar. Bu yüzden neden bu alana girdiğinize, en çok öğrendiğiniz yere ve bu şirket için çalışmaktan neden bu kadar heyecanlandığınıza dokunun.
2. ‘En önemli proje yöneticisi yetenekleri nelerdir ve neden?’
Proje yöneticisi olarak çalışmak iletişim, zaman yönetimi ve liderlik gibi birçok önemli iş becerisini gerektirir. Grafik tasarım, kodlama veya pazarlama gibi başvurduğunuz sektörle ilgili yetenekleri de tartışmayı seçebilirsiniz. Yanıtınızın detayı ‘doğru’ beceriyi seçmekten daha önemli olsa da önce proje yönetiminin büyük resmini ele almak isteyebilirsiniz.
Röportaj uzmanı Richard McMunn, planlama ve yürütmeyi birincil proje yöneticisi yetenekleri olarak tartışmayı öneriyor. Uygun bir plana sahip olmak ve bu planın her adımını yürütebilmek, projenin son tarih ve bütçe dahilinde yapılmasının tek yoludur.
3. ‘İletişim tarzınızı nasıl tanımlarsınız?’
Bir projeye çok fazla hareketli parça olduğundan, bunun sıkça sorulan bir proje yöneticisi röportaj sorusu olması şaşırtıcı değildir. Etkili iletişim her işte değerli olsa da bir projeyi zamanında ve standartlara uygun olarak tamamlamak için net ve etkili iletişim kurabilmek şarttır.
İletişim tarzınızı ve neden başarılı olduğunu açıklamak isteyeceksiniz. Örneğin: ‘Personel ile iletişim kurarken doğrudan olmayı ve doğrudan konuya geçmeyi tercih ederim. Sıkı bir süre üzerinde çalışırken zaman kazandırır ve hedefler ile görevler arasındaki karışıklığı ortadan kaldırmaya yardımcı olur. ‘ Rolünüzle kiminle etkileşime gireceğinize bağlı olarak müşterilerinize daha rahat, büyük bir resim yaklaşımı ve ekip üyelerine daha yetkili, ayrıntılı bir iletişim sunarak tarzınızı nasıl uyarladığınız hakkında ayrıntılı bilgi vermek isteyebilirsiniz.
4. ‘Yeni bir proje aldığınızda, nasıl başlıyorsunuz?’
Beceriler, çalışma tarzı ve özgeçmişiniz hakkında konuşmak bir şeydir. Fakat bu ilk projenizi teslim aldığınızda ne yapacağınızı bileceğiniz anlamına gelmez. Görüşmeciler, ilk önce kiminle görüşeceğiniz ve hangi süreçleri uygulayacağınız gibi acil eylem planınızın ne olduğunu bilmek istiyor. İş arama sırasında yaptığınız herhangi bir şirket ve sektör araştırması, doğru departman adları ve önemli yöneticiler de dahil olmak üzere yanıtınızda daha spesifik olmanıza yardımcı olabilir.
Organizasyon psikolojisinde geçmişi olan bir proje yönetimi uzmanı olan Madhavi Bodepudi, cevabınıza işverenlere hitap eden bir strateji öneriyor: ‘İyi bir yönetici, projenin “nasıl” dan önce “ne” sini anlamaya çalışır. Bunun anlamı, projenin hedeflerine nasıl ulaşılacağına dalmadan önce projenin amacının veya amacının ne olduğunu anlamaya çalışmanızdır.’
5. ‘Takımınızı hedeflere ve son başvuru tarihlerine ulaşmaya nasıl motive ettiğinizi açıklayın.’
Ekip üyelerini motive etme biçimleriniz genellikle işyerinde kendinizi motive etme yöntemlerinize benzer. Bu durum büyük görevleri daha küçük, daha yönetilebilir görevlere bölmeyi, girdi ve geri bildirim istemeyi ve yoğun çalışma sırasında stres atmak için düzenli molalar vermeyi içerebilir. Motivasyon tekniklerinizi tartışırken, bölümler ve yöneticiler de dahil olmak üzere proje yöneticisi olarak çeşitli kişilerle koordinasyon yapmanız gerekebileceğini, şeylerin hiyerarşisinde yetki sahibi olmadığınızı unutmayın.
Bu sorunu çözmek için kariyer koçu Alina Campos, görüşmecilerinize bir proje üzerindeki çalışmalardan payınızı almak istediğinizi göstermenizi önerir. “Gerçekten iyi proje yöneticileri, içeri giriyorlar ve ellerini kirletiyorlar. Bununla kastettiğim şey, ekiplerin yanı sıra işlerin gerçekleştiğinden emin olmaları. Fikirlerini, iş yükünü ve endişelerini dikkate alarak görevleri paylaştığınız ve projedeki diğer kişilerle nasıl işbirliği yaptığınıza bir örnek verin.
6. ‘Projede düşük performans gösteren bir ekip üyesiyle nasıl başa çıktınız?’
Bu yaygın bir proje yöneticisi röportaj sorusudur. Çünkü planlama ve organizasyon ancak ilgili tüm insanları yönetebiliyorsanız başarılı olabilir. Bazı projelerde, kendi takımınızı bile seçemeyebilirsiniz. Fakat görev için en iyi insanları toplasanız bile, kaçınılmaz olarak her zaman kilolarını çekmeyen biri vardır.
Zaten zor bir çalışanla başa çıkma deneyimine sahip olmalısınız. Bu yüzden sürecinizi önceki çalışmalarınızdan örneklerle açıklayın. ‘Düşük performans’ değerini nasıl değerlendirdiğinizi belirttiğinizden emin olun. Görev sürelerini sürekli kaçırıyorlar mı? Kalite kontrolleri çalışmalarında tekrarlanan hataları ortaya çıkarıyor mu? Proje toplantılarını kaçırıyorlar mı veya e-postaları yoksayorlar mı? İşverenleriniz, çalışan performansında neye değer verdiğinizi ve projeyi etkileyen herhangi bir ekip çalışması sorunuyla nasıl başa çıkacağınızı görmek isteyecektir.
7. ‘Bize en zorlu projeniz ve ondan neler öğrendiğiniz hakkında bilgi verin.’
Bu durum bir proje yöneticisi röportajında sorulacak en yaygın davranışsal sorulardan biridir. İşvereniniz de bunu başarısız olduğunuz bir zamanla ilgili bir soru olarak çerçeveleyebilir veya görüşme paneli size çözmenizi istedikleri zor bir senaryo sunabilir. Hiç kimse her projenin sorunsuz ilerlemesini beklemez. Bu yüzden bu sorunun daha olumsuz bir açısı varsa endişelenmeyin.
Bu sorunun üstesinden gelmenin en iyi yolu, cevabınızı oluşturmak için STAR yöntemini kullanmaktır: durumu kısaca tanımlayın, size verilen görevi açıklayın, bu görevi tamamlamak için hangi işlemleri yaptığınızdan bahsedin ve sonuçlara ulaşın. Nihai hedef, görüşmeciye problemlere nasıl yaklaştığınızı, ekibinizle nasıl işbirliği yaptığınızı, yaratıcı düşünceyi kullandığınızı, stresi kontrol ettiğinizi ve hatalarınızdan öğrendiğinizi göstermektir.
Mümkünse, hava durumu ile ilgili tedarik zinciri sorunları gibi öngörülemeyen sorunları olan bir proje seçin. Diğer ekip üyelerini çok fazla suçlamaktan veya kritik paydaşlardan şikayet etmekten kaçının. Cevabınızın büyük kısmı, daha iyi ilerlemek için öğrendiklerinizle ilgili olmalıdır.
8. ‘Hangi proje yönetim araçlarını kullanıyorsunuz ve neden?’
Teknoloji günümüzde çoğu işin ayrılmaz bir parçasıdır ve mevcut araçlar dizisi hakkında bilgi sahibi olmak, herhangi bir röportajı gerçekleştirmek için gereklidir. Asana, Trello veya Basecamp gibi yönetim araçları için tercihiniz ne olursa olsun, iş listesinde belirtilen herhangi bir yazılım hakkında konuşmaya hazır olun. Çalıştığınız araçların güçlü ve zayıf yanlarını ele alın.
İşe alım şirketi Robert Half’in önerdiği gibi, bu teknik araçların işletmeye nasıl faydalı olduğunu açıklayın. Bu durum ilerlemeyi takip etmeyi, iletişimi geliştirmeyi ve konumlarından bağımsız olarak personel arasında kolay işbirliğine izin vermeyi içerir.
9. ‘Dünyadaki otellerde kaç şişe şampuan kullanılıyor?’
Evet, bu Glassdoor’da bildirilen gerçek bir proje yöneticisi röportaj sorusuydu. İş listesi ile bu kadar alakasız bir şey hakkında soru sormak garip görünse de, bu garip görüşme soruları bir soruna yaklaşımınızı test etmek için yaygın olarak kullanılır. Kesin cevap önemsizdir. İhtiyacınız olan veri, nasıl bulacağınız ve potansiyel hesaplarınız gibi sürecinizi açıklamaya başlayın.
Özellikle teknik bir alanda bir proje yönetimi işi için başvuruyorsanız, bu tür problem çözme sorgularını önceden yanıtlamak iyi bir fikirdir.
10. ‘Proje yönetiminin en zor yönü nedir?’
Bu soruya dikkat edin. Görüşmecilerin size atacağı daha zorlu sorguların çoğu gibi, nasıl yanıt verdiğiniz konusunda potansiyel bir tuzak vardır. ‘Mantıksız müşterilerle uğraşmak’. veya ‘Verimsiz bir ekibe sahip olmak’. dürüst yanıtlar olabilir, işverenlerinize karşı, bu cevaplar tek başınıza yönetim başarısızlıkları gibi görünebilir.
Bu soruya cevap vermenin en iyi yolu kanıtlanmış bir çözümde dokumaktır. Örneğin iki farklı patrondan çakışan talimatlar alma konusunda çok deneyime sahipseniz, bu sorunu nasıl çözdüğünüze bir örnek verin. Örneğin bu örnek yanıtı düşünün:
‘Şirketim için yeni bir e-posta bülten kampanyası geliştirirken, yöneticim mesajlaşma ve zamanlamamın diğer kampanyalarla koordineli olmasını sağlamak için pazarlama ile düzenli olarak işbirliği yapmamı istedi. İlk denememde, pazarlama müdürü bana diğer projelerle çok meşgul olduklarını ve bitmiş bülteni dışarı çıkmadan önce göstermelerini söyledi. O öğleden sonra bir güncelleme için müdürümle görüşmek üzere planlandım. Bu yüzden pazarlama müdürüne sorunu kısaca tartışmak için bize katılıp katılamayacağını sordum. Kabul etti ve hem onu hem de yöneticimi mutlu eden pazarlama ile kontrol etmek için düzenli bir zaman çizelgesi oluşturmak sadece birkaç dakika sürdü.
Her soruyu bilmek imkansız olsa da bir proje yöneticisi röportajında sorulabilir, bu sık sorulan sorulara hazırlanmak tüm proje yöneticisi becerilerinizi ve deneyiminizi değerlendirmenize yardımcı olacaktır. Yanıtlarınızı uygulamak, olası işverenlerinizi etkilemek için yeterli güven, ayrıntı ve alaka düzeyi ile yolunuza çıkan soruları çözmenize yardımcı olacaktır.
Proje yönetimi işine başvururken hangi sorular soruldu? En zor olanlar hangileriydi? Aşağıdaki tartışmaya katılın ve bize bildirin!
