Toplantı Planlayıcısı Ne İş Yapar ve Maaşları Ne Kadar?

Toplantı planlayıcıları, toplantıların, konferansların, kongrelerin, ticari fuarların vb. tüm yönlerini planlamak ve koordine etmekten sorumludur. Her şeyin sorunsuz gitmesini sağlamak için çeşitli satıcılarla (ör. Mekan yöneticileri, yemek hizmetleri, görsel/işitsel teknisyenler) çalışırlar. olay gününde.

Toplantı planlayıcıları, sıkı teslim tarihlerini yönetirken aynı anda birden fazla görevi yürütebilmelidir. Ayrıca, herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmak için şirketlerindeki dahili ekipler veya departmanlarla koordinasyon kurmaları gerekebilir.

Toplantı Planlayıcısı Sorumlulukları ve Görevleri

Toplantı planlayıcıları genel olarak aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:

• Etkinliğin tüm yönlerinin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için müşterilerle düzenli olarak iletişim kurmak
• Etkinlikler için bütçeler geliştirmek ve bütçe sınırları dahilinde kalarak ihtiyaçlarını karşılayan harcama planları oluşturmak için müşterilerle birlikte çalışmak
• Mekan seçimi ve rezervasyonu, yemek hizmetleri, eğlence, ekipman kiralama ve bir etkinliğin diğer temel bileşenleri gibi lojistik konusunda diğer personel üyeleriyle koordinasyon sağlamak
• Tüm hizmetlerin söz verildiği gibi teslim edildiğinden emin olmak için harici satıcılarla koordinasyon
• Sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmelerini ve kaliteli hizmet ve ürünler sunmalarını sağlamak için satıcıları ve yüklenicileri yönetmek
• Planlama sırasında ortaya çıkabilecek etkinlik ayrıntılarını, hedeflerini ve potansiyel sorunları tartışmak için müşterilerle toplantı
• Kurulum, arıza, yemek servisi ve güvenlik gibi günlük işlemlerden sorumlu personeli yönetmek
• Müşterilere, otel veya kongre merkezi gibi etkinlikleri için bir yer seçmelerinde yardımcı olmak
• Yemek, eğlence, mekan seçimi ve yemek hizmetleri gibi etkinliklerin tüm yönlerini denetlemek

Toplantı Planlayıcı Maaşı Ne Kadar?

Toplantı planlayıcılarının maaşları, eğitim düzeylerine, yılların deneyimine ve çalıştıkları şirketin büyüklüğüne ve türüne göre değişir.

• 2023 Yılı Ortalama Maaş: 15.000 TL (27.80 TL/saat)
• 2023 Yılı Üst Düzey Maaşları: 22.000 TL (53.80 TL/saat)

Toplantı planlayıcılarının istihdamının önümüzdeki on yılda ortalamadan çok daha hızlı büyümesi bekleniyor.

Ekonomi büyüdükçe, daha fazla işletme, paradan tasarruf etmek ve çalışanların moralini artırmak için ofislerinin dışında toplantılar ve etkinlikler düzenlemek isteyecektir. Ayrıca, sosyal medyanın artan popülaritesi, etkinlik planlama hizmetlerine olan talebin artmasına neden olmuştur.

Dipnot: Toplantı Planlayıcısı İçin Yukarıda Verilen Maaşlar Kariyer sitelerinden ve Forumlardan Alınarak Hazırlanmıştır.

Toplantı Planlayıcısı İçin Şartlar ve Nitelikler Neler?

Toplantı planlayıcılarının genellikle aşağıdaki niteliklere sahip olması gerekir:

Eğitim: Toplantı planlayıcıları genellikle konaklama, etkinlik yönetimi veya ilgili bir alanda en az lisans mezuniyetine ihtiyaç duyar. Bazı toplantı planlayıcıları, kariyer fırsatlarını ilerletmek ve kazanç potansiyellerini artırmak için konaklama yönetimi alanında yüksek lisans yapmayı tercih eder.

Antrenman tecrübesi: Çoğu toplantı planlayıcısı, yeni rollerinde iş başında eğitim alacaktır. Bu eğitim, toplantı planlayıcısının şirketin politika ve prosedürlerinin yanı sıra kullandıkları yazılım ve teknolojiyi öğrenmesine yardımcı olacaktır. Toplantı planlayıcı, şirketin müşterileri ve ev sahipliği yaptıkları etkinlik türleri hakkında da bilgi edinecektir.

Sertifikalar ve Lisanslar: Toplantı planlayıcılarının sektördeki uzmanlıklarını göstermek için sertifika almaları gerekir. Toplantı planlayıcıları, sorumlulukları hakkında ek bilgi edinmek ve kariyer ilerleme fırsatlarını ilerletmek için sertifikalar da alabilirler.

Toplantı Planlayıcı Olmak İçin Gerekli Beceriler

Toplantı planlayıcıları başarılı olmak için aşağıdaki becerilere ihtiyaç duyar:

İletişim: İletişim, genellikle çeşitli insanlarla iletişim kurmaları gerektiğinden, toplantı planlayıcıları için çok önemli bir beceridir. Buna müşteriler, satıcılar ve diğer toplantı planlayıcıları ile iletişim de dahildir. Toplantı planlayıcılarının açık ve özlü bir şekilde iletişim kurabilmeleri önemlidir, çünkü genellikle e-posta göndermeleri ve yaklaşan etkinliklerle ilgili ayrıntıları tartışmak için telefon görüşmeleri yapmaları gerekir.

Organizasyon: Organizasyon, toplantı planlayıcıları için bir diğer önemli beceridir, çünkü çoğu zaman aynı anda tamamlamaları gereken birçok görev vardır. Genellikle etkinlikleri organize etmek ve planlamak, bütçeleri yönetmek, toplantıları ve seyahatleri planlamak ve daha fazlasını yapmak zorundadırlar. Güçlü organizasyon becerilerine sahip olmak, zamanlarını ve sorumluluklarını etkin bir şekilde yönetmelerine yardımcı olabilir.

Zaman yönetimi: Zaman yönetimi, toplantı planlayıcıları için bir diğer önemli beceridir. Genellikle kısa sürede tamamlamaları gereken birçok görevi vardır. Bu yüzden işlerini öncelik sırasına koyabilmeleri ve zamanlarını akıllıca yönetebilmeleri gerekir. Mesela bir toplantı planlayıcısının sadece iki hafta içinde bir mekan rezervasyonu yapması, bir yemek servisi bulması, bir konuşmacı rezervasyonu yapması ve 50 kişilik bir grup için bir ulaşım servisi bulması gerekebilir.

Problem çözme: Toplantı planlayıcıları, toplantının tüm yönlerinin etkinlik gününde yerinde ve devam etmeye hazır olmasını sağlamaktan sorumludur. Buna mekandan yemeğe ve teknolojiye kadar her şey dahildir. Toplantı planlayıcıları genellikle ayakları üzerinde düşünmek ve ortaya çıkan sorunları çözmek zorundadır.

ağ iletişimi: Toplantı planlayıcıları, etkinlikleri için mekan, yemek hizmetleri ve diğer kaynakları bulmak için genellikle ağ oluşturma becerilerini kullanır. Ayrıca potansiyel müşterileri ve etkinlik katılımcılarını bulmak için ağ oluşturma becerilerini kullanırlar. Bunun nedeni, çoğu toplantı planlayıcısının etkinlikleri planlamak için diğer işletmeler ve kuruluşlarla birlikte çalışmasıdır.

Toplantı Planlayıcı Çalışma Şartları Nasıl?

Toplantı planlayıcılarının, tüm düzenlemelerin yapıldığından ve etkinliğin sorunsuz bir şekilde yürütüldüğünden emin olmak için genellikle toplantı veya kongre alanına seyahat etmeleri gerekir. Ayrıca profesyonel toplantılara katılmak veya potansiyel toplantı alanlarını incelemek için seyahat edebilirler. Toplantı planlayıcıları seyahat etmedikleri zamanlarda zamanlarının çoğunu bir ofiste, müşteriler ve tedarikçilerle iletişim kurmak, bütçe geliştirmek ve programları planlamak için bilgisayar kullanarak geçirirler. Ayrıca bir toplantının veya kongrenin birçok ayrıntısını koordine etmek için telefonda zaman harcarlar. Toplantı planlayıcıları genellikle haftada 40 saatlik standart bir şekilde çalışırlar. Fakat son teslim tarihlerini karşılamak veya son dakika değişiklikleriyle uğraşmak için daha uzun saatler çalışmak zorunda kalabilirler.

Toplantı Planlayıcı İçin Mesleki Gelişme

İşte toplantı planlayıcılarının çalışma şeklini etkileyen üç metod. Toplantı planlayıcılarının, becerilerini ilgili tutmak ve işyerinde rekabet avantajı sağlamak için bu gelişmelerden haberdar olmaları gerekecektir.

Toplantı Planlayıcılarının Teknolojiden Bilgili Olmaları Gerekecek

Teknoloji iş dünyasında daha yaygın hale geldikçe, toplantı planlayıcılarının en son trendlere ayak uydurmak için teknoloji konusunda daha bilgili olmaları gerekecektir.

Bu durum toplantı planlayıcılarının video konferans, online işbirliği araçları ve sosyal medya gibi çeşitli farklı teknolojilere aşina olması gerektiği anlamına gelir. Ayrıca, mevcut tüm kaynakları kullanan verimli toplantılar oluşturmak için bu araçları etkin bir şekilde kullanabilmeleri gerekecektir.

Toplantı Planlayıcılarının Daha Esnek Olmaları Gerekecek

İşletmeler daha küresel hale geldikçe, kültürler arasında çalışabilen toplantı planlayıcılarına olan talep artmaya devam edecek. Yeni kültürlere ve geleneklere uyum sağlayabilen toplantı planlayıcıları, işletmelerin yeni pazarlarda potansiyel ortaklarla bağlantı kurmasına yardımcı olabilecekleri için yüksek talep görecektir.

Bu alanda başarılı olabilmek için toplantı planlayıcılarının esnek ve yeni fikirlere açık olmaları gerekecektir. Ayrıca, birden çok dilde etkili bir şekilde iletişim kurabilmeleri gerekecektir.

Çalışan Bağlılığına Odaklanma

Çalışan bağlılığı, verimlilik ve şirket kültürü üzerinde doğrudan bir etkisi olduğu gösterildiğinden, işletmeler için giderek daha önemli bir konu haline geliyor.

Toplantı planlayıcıları, çalışan bağlılığını teşvik eden etkinlikler düzenlemekten sorumlu olduğundan, bu alandaki en son trendlerden haberdar olmaları gerekecektir. Bu durum işyeri kültürünün önemini ve çalışanlar için olumlu bir ortamın nasıl yaratılacağını anlamayı içerir.

Toplantı Planlayıcısı Nasıl Olunur?

Bir toplantı planlayıcısı kariyeri inanılmaz derecede ödüllendirici olabilir. Fakat başarınızı etkileyecek tüm faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir. İlk adım, ilgi alanlarınıza ve becerilerinize uygun bir şirket bulmaktır. Kar amacı gütmeyen kuruluşlarla veya şirketlerle çalışmak ister misiniz? Etkinlik planlama veya proje yönetimi ile daha çok mu ilgileniyorsunuz?

İhtiyaçlarınıza uygun bir şirket bulduğunuzda, iş için doğru becerilere sahip olduğunuzdan emin olun. Toplantı planlayıcılarının aynı anda birden fazla projeyi yönetebilmesi gerekir. Bu yüzden güçlü organizasyon becerilerine sahip olmak ve birçok görevi aynı anda yürütebilmek önemlidir. Ayrıca etkinlikler için yeni fikirler üretirken yaratıcı düşünebilmelisiniz.

Dipnot: Bir Toplantı Planlayıcı İçin CV Hazırlama Rehberini İncelemenizi Tavsiye Ederiz.

Kariyer ve İş İmkanları

Toplantı ve etkinlik planlama alanında ilerlemenin birçok yolu vardır. Bunun bir yolu, düğünler, kurumsal etkinlikler veya ticaret fuarları gibi belirli bir etkinlik türünde uzmanlaşmaktır. İlerlemenin başka bir yolu, etkinlik koordinatörü veya etkinlik yöneticisi gibi bir yönetim pozisyonuna geçmektir. Deneyimli ve kanıtlanmış bir sicile sahip etkinlik planlayıcıları, kendi etkinlik planlama işlerini de başlatabilir.