Sekreter Yardımcısı Ne İş Yapar ve Maaşları Ne Kadar?

Sekreter asistanları, organizasyonların sorunsuz çalışmasını sağlayan perde arkası profesyonellerdir. Kuruluşlarının yöneticilerine ve diğer çalışanlarına idari destek sağlayarak, bu kişilerin kendi başlarına tamamlamaları zor veya imkansız olan çeşitli görevleri yerine getirirler.

Sekreter asistanları genellikle mektup yazmak, toplantılar sırasında not almak, evrakları dosyalamak ve telefonları cevaplamak gibi büro görevlerini yerine getirir. Fakat sunum oluşturma, veritabanlarını güncelleme ve bilgisayar sistemlerinin bakımını yapma gibi daha karmaşık görevlerden de sorumlu olabilirler.

Sekreter Yardımcısı Sorumlulukları ve Görevleri

Sekreter asistanlarının aşağıdakiler gibi sorumlulukları vardır:

• Oda rezervasyonu yaparak, konuşmacıları planlayarak, toplantılar sırasında not alarak ve toplantı tutanakları hazırlayarak toplantıları organize etmek
• Malzemeleri gerektiği gibi tarayarak, dosyalayarak veya parçalayarak gelen postaları işlemek
• Şirket veya sektördeki bireyler için bir iletişim bilgileri veritabanının tutulması
• Bir bilgisayar sistemine veri girerek veya bir yazar kasa çalıştırarak ödemeleri işlemek
• Otellerde veya yiyecek içecek tesislerinde rezervasyon yaparak, kara ulaşımını ayarlayarak, uçuş veya charter rezervasyonu yaparak ve seyahate dahil olan diğer personel ile koordine ederek seyahat düzenlemelerini koordine etmek
• Toplantıları ayarlamak, sarf malzemelerini sipariş etmek, onarımları ayarlamak ve catering hizmetlerini ayarlamak gibi ofis faaliyetlerini planlamak
• Muhasebe defterleri veya çalışan personel dosyaları gibi kayıtların hazırlanması ve muhafaza edilmesi
• Kelime işlemci yazılımı veya diğer bilgisayar uygulamalarını kullanarak mektup ve rapor yazma
• Veritabanı yönetim yazılımı kullanarak bilgisayar veritabanlarındaki kayıtların düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi

Sekreter Yardımcısı Maaşı Ne Kadar?

Sekreter asistanlarının maaşları, eğitim ve deneyim düzeylerine, şirket büyüklüğüne ve bulunduğu şehre göre değişmektedir. Ayrıca ikramiye şeklinde ek tazminat da alabilirler.

• 2024 Yılı Ortalama Maaş: 14.500 TL (121.30 TL/saat)
• 2024 Yılı Üst Düzey Maaşları: 24.500 TL (160.10 TL/saat)

Sekreterlerin ve idari asistanların istihdamının önümüzdeki on yılda azalması bekleniyor.

Sekreterler ve idari asistanlar için istihdam artışı, birçok şirketin insan kaynakları veya bordro işlemleri gibi ofis destek işlevlerini merkezileştirmesi nedeniyle yavaşladı, bu da bu alanlarda daha az işçiye ihtiyaç duyulduğu anlamına geliyor. Ayrıca bazı şirketler daha önce sekreter ve yönetici asistanlarının yaptığı görevleri otomatikleştirerek bu çalışanlara olan ihtiyacı azaltıyor.

Dipnot: Sekreter Yardımcısı İçin Yukarıda Verilen Maaşlar Kariyer sitelerinden ve Forumlardan Alınarak Hazırlanmıştır.

Sekreter Yardımcısı İçin Şartlar ve Nitelikler Neler?

Bir sekreter asistanının genel olarak aşağıdakilere sahip olması gerekir:

Eğitim: Çoğu sekreter ve idari asistanın en az bir lise diplomasına veya belgesine ihtiyacı vardır. Bununla birlikte, birçok işveren işletme, büro yönetimi veya ilgili bir alanda önlisans veya lisans mezuniyetine sahip adayları tercih etmektedir. İlgili kurs, iş hukuku, bilgisayar becerileri, muhasebe, ekonomi, yazma ve kelime işlemeyi içerir.

Antrenman tecrübesi: Sekreter asistanları genellikle yeni işverenlerinden iş başında eğitim alırlar. Bu eğitim, şirketin politika ve prosedürlerini, bilgisayar programlarını ve diğer ofis ekipmanlarını öğrenmeyi içerebilir.

Sertifikalar ve Lisanslar: Sertifikalar, bir bireyin niteliklerini mevcut ve olası işverenlere kanıtlayabilir. Sekreterlik asistanları, sorumlulukları hakkında daha pratik bilgi edinmek, mesleki becerilerini test etmek ve kariyerlerini daha da ilerletmek için sertifikalar alabilirler.

Sekreter Yardımcısı Olmak İçin Gerekli Beceriler

Sekreter asistanlarının başarılı olabilmeleri için aşağıdaki becerilere ihtiyacı vardır:

Organizasyon: Organizasyon, sekreter asistanı için bir başka önemli beceridir. Dosyaların bakımından, takvimlerin yönetiminden ve yazışmaların takibinden siz sorumlu olabilirsiniz. Düzenli kalabilmek, görevlerinizi verimli bir şekilde tamamlamanıza ve yöneticinizin zamanını boşaltmanıza yardımcı olabilir.

İletişim: İletişim, bilgilerin sözlü veya yazılı bir biçimde iletilmesi eylemidir. Sekreter asistanı olarak müşteriler, iş arkadaşları ve diğer asistanlarla iletişim kurmanız gerekebilir. Mükemmel iletişim becerilerine sahip olmak, bilgileri net ve verimli bir şekilde iletmenize yardımcı olabilir.

Bilgisayar yetenekleri: Bilgisayar becerileri, etkili bir sekreter olmanın gerekli bir parçasıdır. Microsoft Word, Excel ve PowerPoint gibi bilgisayar programlarını temel düzeyde anlamalısınız. Ayrıca e-posta, internet tarayıcıları ve dosya depolama sistemleri gibi yaygın bilgisayar programlarına da aşina olmalısınız.

Detaylara dikkat: Ayrıntılara dikkat etmek, daha verimli bir asistan olmanıza yardımcı olabilecek bir beceridir. Görevleri daha hızlı ve doğru bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olması için bu beceriyi kullanabilirsiniz. Mesela bir yönetici için yazışma yazıyorsanız, herhangi bir yazım veya dilbilgisi hatası yapmamak için ayrıntılara gösterilen özeni kullanabilirsiniz. Dosyaları ve belgeleri düzenlemek için ayrıntılara gösterilen özeni de kullanabilirsiniz. Bu durum yöneticinizin ihtiyaç duyduğu bilgileri daha hızlı bulmanıza yardımcı olabilir.

Problem çözme: Bir asistan olarak, ortaya çıkan sorunlara çözüm bulmakla görevlendirilebilirsiniz. Eleştirel düşünme ve sorunları çözme yeteneğiniz, etkili bir yardımcı olmanıza yardımcı olabilir. Şirketin verimliliğini etkileyen veya çalışanların rahatını etkileyen sorunlara çözüm bulmanız istenebilir.

Sekreter Yardımcısı Çalışma Şartları Nasıl?

Sekreter asistanları, şirket ofisleri, devlet kurumları ve eğitim kurumları dahil olmak üzere çeşitli ortamlarda çalışır. Bir projeyi tamamlamak veya son teslim tarihini karşılamak için bazen fazla mesai yapmak zorunda kalsalar da, genellikle haftada 40 saatlik standart bir şekilde çalışırlar. Sekreter asistanları genellikle iyi aydınlatılmış, konforlu ofislerde çalışır. Uzun süre oturmaları gerekebilir. Bu yüzden iyi sırt desteği sağlayan sandalyeleri olmalıdır. Ayrıca bilgisayarlara, yazıcılara ve diğer ofis ekipmanlarına erişmeleri gerekir. Sekreter asistanları genel olarak diğer ofis personeli ile yakın çalışırlar. Bu yüzden başkalarıyla iyi geçinebilmeli ve bir ekibin parçası olarak çalışabilmelidirler.

Sekreter Yardımcısı İçin Mesleki Gelişme

İşte sekreter asistanlarının çalışma şeklini etkileyen üç metod. Sekreter asistanlarının, becerilerini ilgili tutmak ve işyerinde rekabet avantajı sağlamak için bu gelişmelerden haberdar olmaları gerekecektir.

Uzaktan Çalışmanın Büyümesi

Gittikçe daha fazla insan evden çalışmayı seçtiğinden, uzaktan çalışma eğilimi hızla büyüyor. Bunun nedeni, artan üretkenlik, azaltılmış stres ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi gibi uzaktan çalışmanın getirdiği birçok faydadır.

Gittikçe daha fazla işletme uzaktan çalışma politikalarını benimserken, sekreter asistanlarının zamanlarını etkin bir şekilde yönetebilmeleri ve iş arkadaşlarıyla aynı odada bulunmadan iletişim kurabilmeleri gerekecektir. Ayrıca ekibin geri kalanıyla bağlantıda kalmak için teknolojiyi rahatça kullanmaları gerekecek.

Teknolojinin Kullanımı

Giderek daha fazla işletme verimliliği artırmanın ve maliyetleri düşürmenin yollarını aradığından, işyerinde teknolojinin kullanımı giderek yaygınlaşıyor. Sekreterler ve idari asistanlar, işlerini yapmak için teknolojiyi kullanma konusunda yetkin hale gelerek bu eğilimden yararlanabilirler.

Bu durum kelime işlemciler, elektronik tablolar ve veritabanları gibi yazılımların nasıl kullanılacağını öğrenmeyi içerir. Aynı zamanda, işinizde onlardan yararlanabilmeniz için yeni teknolojiler ortaya çıktıkça onlara aşina olmak anlamına da gelir.

Müşteri Hizmetlerine Odaklanma

İşletmeler, müşteri hizmetlerine her zamankinden daha fazla odaklanıyor. Bunun nedeni, müşterilerin kendilerine iyi davranılmadığını hissettiklerinde artık online olarak olumsuz yorumlar bırakma olasılıklarının daha yüksek olmasıdır.

Sekreterler ve idari asistanlar, müşterilerin memnuniyetini sağlamada önemli bir rol oynayabilir. Mükemmel müşteri hizmeti sağlayarak, şirket ile müşterileri arasında güven oluşturmaya yardımcı olabilirler.

Sekreter Yardımcısı Nasıl Olunur?

Sekreter asistanlığı kariyeri, ayağınızı iş dünyasının kapısına getirmenin harika bir yolu olabilir. Sekreter asistanı olarak, farklı endüstriler ve şirketler hakkında bilgi edinme ve iletişim, organizasyon ve müşteri hizmetleri becerileri geliştirme fırsatına sahip olacaksınız.

Sekreter asistanlığı kariyerinize başlamak için güçlü bir beceri temeli oluşturmak önemlidir. Bu durum güçlü yazma ve yazma becerilerine sahip olmanın yanı sıra Microsoft Office programları bilgisini de içerir. Ayrıca, hayatın her kesiminden insanlarla etkili bir şekilde iletişim kurabilmelisiniz.

Dipnot: Sekreter Yardımcısı İçin CV Hazırlama Rehberini İncelemenizi Tavsiye Ederiz.

Kariyer ve İş İmkanları

Tecrübe ile, bir sekreter asistanı, yönetici sekreteri veya idari asistanlığa terfi edebilir. Bu pozisyonlar, yazışmaları yürütmek, raporları hazırlamak ve diğer büro personelini denetlemek gibi daha fazla sorumluluk gerektirebilir. Bazı yönetici sekreterler ve idari asistanlar, bir ofisin tamamını yönetmekten sorumludur. Ek deneyim ve eğitim ile bir sekreter asistanı hukuk sekreteri, tıbbi sekreter veya mahkeme muhabiri olabilir.