İş Destek Asistanı Ne İş Yapar ve Maaşları Ne Kadar?

İş destek asistanları, işletmelerin sorunsuz çalışmasını sağlayan perde arkası çalışanlarıdır. Genellikle, günlük olarak çeşitli idari görevleri üstlendikleri büyük şirketler veya kuruluşlar için çalışırlar.

İş destek asistanları, temel büro görevlerinden, birden fazla departman ve paydaşla etkileşim kurmalarını gerektiren daha karmaşık projelere kadar her şeyi yürütmekle görevlendirilebilir. Sorumlulukları, işverenlerinin ihtiyaçlarına bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir. Fakat genel olarak ortak bir noktaları vardır: hepsi, şirketlerinin operasyonlarını mümkün olduğunca verimli ve etkili hale getirmeye çalışırlar.

İş Destek Asistanı Sorumlulukları ve Görevleri

Bir iş destek asistanının genel olarak aşağıdakiler gibi sorumlulukları vardır:

• Ofis malzemelerinin güncel bir envanterini tutmak ve gerektiğinde yeni sarf malzemeleri sipariş etmek
• Sunumları veya diğer iş ihtiyaçlarını desteklemek için elektronik tablolar, çizelgeler, sunumlar veya diğer görsel yardımcılar oluşturma
• Yöneticiler için uçuş rezervasyonu yapmak, otel rezervasyonlarını ayarlamak ve etkinlikler için bilet satın almak gibi seyahat düzenlemeleri yapmak
• Geç ödemeler veya faturalardaki tutarsızlıklarla ilgili satıcılarla takip dahil olmak üzere faturaları ve ödenecek hesapları işlemek
• Ziyaretçilerin karşılanması ve taranması, telefonların cevaplanması ve aramaların uygun kişilere yönlendirilmesi
• Gelen postaları almak ve işlemek, postaları personel üyelerine dağıtmak ve giden posta ve paketleri işlemek
• Konferans odalarının planlanması ve kurulması ve konuşmacıların, sunucuların ve moderatörlerin zamanlanması gibi çalışan toplantılarının düzenlenmesi
• Toplantıları planlamak, takvimleri sürdürmek ve kişi listelerini yönetmek gibi idari görevleri yerine getirerek yöneticilere destek sağlamak
• Belgeleri dosyalamak ve kayıtları düzenli bir şekilde tutmak gibi büro desteği sağlamak

İş Destek Asistanı Maaşı Ne Kadar?

İş destek asistanlarının maaşları, eğitim düzeylerine, yılların deneyimine ve şirketin büyüklüğüne ve sektörüne bağlı olarak değişmektedir. Ayrıca ikramiye şeklinde ek tazminat da alabilirler.

• 2023 Yılı Ortalama Maaş: 15.000 TL (25.20 TL/saat)
• 2023 Yılı Üst Düzey Maaşları: 24.000 TL (58.60 TL/saat)

İş destek asistanlarının istihdamının önümüzdeki on yılda düşmesi bekleniyor.

İstihdam artışı, işletmelerin daha az işçiyle daha fazlasını yapmasına olanak tanıyan otomasyonla sınırlandırılacaktır. Teknoloji geliştikçe, iş destek asistanları tarafından geleneksel olarak yapılan daha fazla görev otomatik hale getirilecek. Ayrıca, bazı şirketler, işleri ücretlerin daha düşük olduğu ülkelere taşeron olarak vermeyi tercih edebilir.

İş Destek Asistanı İçin Şartlar ve Nitelikler Neler?

Bir iş destek asistanı aşağıdakileri gerektirebilir:

Eğitim: İş destek asistanlarının genellikle lise diplomasına veya belgesine sahip olmaları gerekir. Bazı işverenler, işletme veya ilgili bir alanda bir önlisans veya lisans mezuniyeti isteyebilir. İlgili kurslar arasında iş hukuku, muhasebe, ekonomi, finans, pazarlama ve satış yer almaktadır.

Antrenman tecrübesi: İş destek asistanları genellikle yeni işverenlerinden iş başında eğitim alırlar. Bu eğitim, şirketin politika ve prosedürlerinin yanı sıra kullandıkları yazılım ve bilgisayar sistemlerini öğrenmeyi içerebilir.

Sertifikalar ve Lisanslar: Bazı işletmeler, iş destek asistanlarının temel sorumlulukları anladıklarını göstermek için belirli sertifikalara sahip olmasını gerektirebilir.

İş Destek Asistanı Olmak İçin Gerekli Beceriler

İş destek asistanlarının başarılı olmaları için aşağıdaki becerilere ihtiyacı vardır:

Veri girişi: Veri girişi, bir bilgisayara bilgi girme işlemidir. İş destek yardımcılarının genellikle hızlı ve doğru yazabilmesi gerekir. Veri girişi becerileri, formları doldurmak, müşteri verilerini bir veritabanına girmek ve diğer görevler için de faydalı olabilir.

Yazıyor: Yazma becerileri, iş destek yardımcıları için de önemlidir. Yazışmalar, raporlar ve diğer belgeleri yazmanız istenebilir. Online bir yazma testi yaparak yazma becerileri pratiği yapabilirsiniz.

Organizasyon: Organizasyon, iş destek asistanları için çok önemli bir beceridir, çünkü çoğu zaman aynı anda birçok görevi yerine getirirler. Birden çok projeyi takip etmek, takvimleri ve dosyaları yönetmek ve sarf malzemelerini takip etmek için organizasyon becerilerini kullanabilirsiniz. Organizasyon becerileri, müşteri bilgilerini ve verilerini takip etmenize de yardımcı olabilir.

Müşteri servisi: Müşteri hizmetleri becerileri, iş destek asistanlığı rolünüzde daha etkili olmanıza yardımcı olabilir. Bir müşterinin aradığı veya bir işletmeyi ziyaret ettiği ilk kişi siz olabilirsiniz. Bu yüzden güler yüzlü ve yardımsever olmak önemlidir. Müşteri hizmetleri becerileri, şirketinizin müşteri hizmetlerini iyileştirmesine yardımcı olabilecek çalışanlara daha iyi destek sağlamanıza da yardımcı olabilir.

Problem çözme: Problem çözme becerileri, sorunları tanımlamanıza ve çözmenize olanak tanır. Bir iş destek asistanı olarak, bir müşterinin bir sorusu veya endişesi olduğunda konuştuğu ilk kişi siz olabilirsiniz. Sorunları belirleme ve çözme yeteneğiniz, mükemmel müşteri hizmeti sağlamanıza ve müşterilerle olumlu ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilir.

İş Destek Asistanı Çalışma Şartları Nasıl?

İş destek asistanları, şirket ofisleri, devlet kurumları ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar dahil olmak üzere çeşitli ortamlarda çalışır. Genellikle haftada 40 saatlik standart bir şekilde çalışırlar. Fakat zaman zaman son teslim tarihlerini karşılamak veya akşam veya hafta sonu toplantılarına katılmak için fazla mesai yapmak zorunda kalabilirler. İş destek asistanları genellikle iyi aydınlatılmış, rahat ofis ortamlarında çalışır. Uzun süre oturmaları gerekebilir. Fakat genellikle gerektiğinde mola verebilirler ve çalışma programları üzerinde biraz kontrol sahibi olabilirler. İş destek asistanları, birden fazla görevi ve son teslim tarihini dengelemeleri gerektiğinden, işlerinde genellikle orta düzeyde bir stres yaşarlar. Fakat genellikle bir ekibin parçası olarak çalışırlar ve amirlerinin ve meslektaşlarının desteğini alırlar.

İş Destek Asistanı İçin Mesleki Gelişme

İşte iş destek asistanlarının çalışma şeklini etkileyen üç metod. İş destek asistanlarının, becerilerini ilgili tutmak ve işyerinde rekabet avantajı sağlamak için bu gelişmelerden haberdar olmaları gerekecektir.

Uzaktan Çalışmanın Büyümesi

Uzaktan çalışmanın büyümesi, işletmeler arasında hızla popülerlik kazanan bir trend. Bunun nedeni, düşük maliyetler ve artan üretkenlik gibi sunduğu birçok faydadır.

Gittikçe daha fazla işletme uzaktan çalışma ilkelerini benimserken, İşletme Destek Asistanlarının uzaktan çalışan çalışanlara destek sağlayabilmesi gerekecektir. Bu durum bilgisayarlarını ve ağlarını kurmalarına yardımcı olmayı, teknik destek sağlamayı ve onları şirket politikaları ve prosedürleri konusunda eğitmeyi içerebilir.

İşyerinde Teknolojinin Kullanımı

Giderek daha fazla işletme verimliliği ve iletişimi geliştirmek için teknolojiyi kullandığından, teknoloji iş yerinde giderek daha önemli hale geliyor.

İş Destek Asistanları, en son teknoloji araçlarına aşina olarak ve bunları nasıl etkili bir şekilde kullanacaklarını öğrenerek bu trendden yararlanabilirler. Bu durum işverenlerinin rekabette bir adım önde olmalarına ve kaynaklarını daha iyi kullanmalarına yardımcı olmalarını sağlayacaktır.

Müşteri Hizmetlerine Odaklanma

Müşteri hizmetleri, tüm sektörlerdeki işletmeler için giderek daha önemli bir odak noktası haline geliyor. Bunun nedeni, müşterilerin artık satın alma kararlarını yalnızca fiyat veya ürün kalitesinden ziyade müşteri hizmetleri deneyimlerine dayandırma olasılıklarının daha yüksek olmasıdır.

Bir iş destek asistanı olarak, müşterilerin şirketinizle olumlu bir deneyim yaşamasını sağlamada önemli bir rol oynayabilirsiniz. Mükemmel müşteri hizmeti sunarak, şirketiniz için uzun vadeli başarıya yol açabilecek müşterilerinizle güven ve sadakat oluşturmaya yardımcı olabilirsiniz.

Nasıl İş Destek Asistanı Olunur?

Bir iş destek asistanı kariyeri, ayağınızı iş dünyasının kapısına getirmenin harika bir yolu olabilir. Bir iş destek asistanı olarak, farklı departmanlar ve bunların birlikte nasıl çalıştıkları hakkında bilgi edinme fırsatınız olacak. Ayrıca hayatın her kesiminden insanlarla çalışma deneyimi kazanacaksınız.

İş destek asistanlığı kariyerinize başlamak için güçlü iletişim becerilerine sahip olmak ve baskı altında iyi çalışabilmek önemlidir. Ayrıca düzenli kalabilmeli ve son teslim tarihlerini karşılayabilmelisiniz.

Kariyer ve İş İmkanları

İş destek asistanları, yönetici asistanları, idari asistanlar veya müşteri hizmetleri temsilcileri olmak için ilerleyebilir. Tecrübe ile iş destek asistanları da yönetim pozisyonlarına geçebilir. Bazıları sonunda kendi işlerini kurabilir.