Sekreter Ne İş Yapar ve Maaşları Ne Kadar?

Sekreter, büro ve idari görevleri yerine getirerek bir kuruluşu destekleyen bir profesyoneldir. Genellikle bir ofisi bir arada tutan, toplantıların sorunsuz yürümesini, belgelerin düzgün bir şekilde biçimlendirilmesini ve son teslim tarihlerinin zamanında karşılanmasını sağlayan yapıştırıcıdır.

Sekreterlerin genellikle çeşitli sorumlulukları vardır. Fakat genellikle toplantılar sırasında not almak, patronlarından notlar veya raporlar yazmak, evrakları dosyalamak, randevuları planlamak, telefonları yanıtlamak vb. ile görevlendirilirler.

Sekreter Sorumlulukları ve Görevleri

Sekreterlerin aşağıdakiler gibi sorumlulukları vardır:

• Telefonlara cevap vererek, randevuları ayarlayarak ve ziyaretçileri karşılayarak yöneticilere idari destek sağlamak
• Harcama raporları veya zaman çizelgeleri gibi raporların hazırlanması, gözden geçirilmesi ve dosyalanması
• Organizasyon içindeki diğer departmanlar veya personel ile faaliyetleri koordine etmek
• Tıbbi kayıtlar veya mali kayıtlar gibi kayıtlar için dosyalama sistemlerinin sürdürülmesi
• Üst yönetim için takvimleri yönetmek ve toplantıları düzenlemek
• Toplantılar sırasında not almak ve toplantı gündemlerini eylem öğelerini ve sonraki adımları yansıtacak şekilde güncellemek
• Yöneticiler ve personel üyeleri için seyahat düzenlemelerinin planlanması
• Yöneticinin programlarını ve etkinlik takvimini düzenlemek ve sürdürmek
• Harfleri yazmak, kopyalamak, belgeleri dosyalamak ve telefonları cevaplamak gibi büro işlevlerini yerine getirmek

Sekreter Maaşı Ne Kadar?

Sekreterlerin maaşları, eğitim ve deneyim düzeylerine, şirket büyüklüğüne ve bulunduğu şehre göre değişir.

• 2024 Yılı Ortalama Maaş: 14.500 TL (119.90 TL/saat)
• 2024 Yılı Üst Düzey Maaşları: 17.500 TL (133.80 TL/saat)

Sekreterlerin istihdamının önümüzdeki on yılda azalması bekleniyor.

Bilgi ve üst düzey çalışanlara erişim için kapı bekçisi olarak geleneksel rollerinde daha az sekretere ihtiyaç duyulması beklendiğinden, sekreter istihdamının düşeceği tahmin edilmektedir. Teknoloji geliştikçe, veri toplama ve kelime işleme gibi geleneksel olarak sekreterler tarafından yapılan daha fazla görev otomatik hale getirilecektir.

Dipnot: Sekreter İçin Yukarıda Verilen Maaşlar Kariyer sitelerinden ve Forumlardan Alınarak Hazırlanmıştır.

Sekreter İçin Şartlar ve Nitelikler Neler?

Sekreter olarak bir pozisyon aşağıdakileri gerektirebilir:

Eğitim: Giriş seviyesi sekreterlik işi için özel bir eğitim gereksinimi bulunmamakla birlikte, birçok işveren en az lise diploması veya belgesini tamamlamış adayları işe almayı tercih etmektedir. Bazı işverenler, bir önlisans veya lisans mezuniyetini tamamlamış adayları işe almayı tercih edebilir. İşletme, iletişim veya diğer ilgili alanlarda diplomasını tamamlamış olanlar, sekreterlik pozisyonlarına başvururken avantaj sağlayabilirler.

Antrenman tecrübesi: Sekreterler genellikle amirlerinden veya diğer deneyimli ofis personelinden iş başında eğitim alırlar. Bu eğitim, ofis yazılımı, ofis prosedürleri ve ofis görgü kurallarını öğrenmeyi içerebilir.

Sertifikalar ve Lisanslar: Tüm işverenler sekreterlerinin sertifikalı olmasını gerektirmez. Fakat bu kimlik bilgilerinden birini kazanmak, rol hakkında daha fazla bilgi edinmenize ve sizi daha çekici bir başvuru sahibi yapmanıza yardımcı olabilir.

Sekreter Olmak İçin Gerekli Beceriler

Sekreterler başarılı olmak için aşağıdaki becerilere ihtiyaç duyarlar:

Organizasyon: Organizasyon, liderlik rolünde başarılı olmanıza yardımcı olabilecek başka bir beceridir. Yönetici asistanı olarak, düzenli olmanızı gerektiren yöneticinizin takvimini yönetmekten sorumlu olabilirsiniz. Ayrıca, ihtiyacınız olanı ihtiyaç duyduğunuzda bulabilmenizi gerektiren dosya ve belgeleri yönetmekten de sorumlu olabilirsiniz.

İletişim: İletişim, bilgiyi başkalarına iletme eylemidir. Bir sekreter olarak, CEO da dahil olmak üzere birçok kişinin ilk temas noktası olabilirsiniz. Mesajları diğer departmanlara iletmekten de sorumlu olabilirsiniz. Etkili iletişim, bir sekreterin sahip olması gereken önemli bir beceridir. Ayrıca notlar, e-postalar ve diğer yazışmaları yazmaktan da sorumlu olabilirsiniz.

Bilgisayar yetenekleri: Birçok şirket, günlük operasyonlarını yönetmek için bilgisayar programları kullanır. Sekreter olarak, bir bilgisayar sistemine veri girmekten, elektronik tablolar veya diğer belgeler oluşturmaktan ve kayıtları tutmaktan sorumlu olabilirsiniz. Güçlü bilgisayar becerilerine sahip olmak, iş görevlerinizi verimli bir şekilde yerine getirmenize yardımcı olabilir.

Detaylara dikkat: Detaylara dikkat, küçük değişiklikleri ve hataları fark etme yeteneğidir. Yönetici asistanı olarak, bir projenin veya sunumun kalitesini etkileyen küçük ayrıntıları fark edebilirsiniz. Bu beceri, şirketin itibarını etkilemeden önce hataları fark etmenize ve düzeltmeler yapmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, bir projede ek kaynaklar gerektirebilecek küçük değişiklikleri fark etmenize yardımcı olabilir.

Takım çalışması: Takım çalışması, ortak bir hedefe ulaşmak için başkalarıyla birlikte çalışma yeteneğidir. Sekreter olarak, diğer sekreterler, yöneticiler, yöneticiler ve diğer destek personeli dahil olmak üzere çeşitli insanlarla çalışabilirsiniz. Başkalarıyla çalışma yeteneğiniz, olumlu ilişkiler geliştirmenize ve işbirliğini teşvik etmenize yardımcı olabilir.

Sekreter Çalışma Şartları Nasıl?

Sekreterler için çalışma ortamı genellikle hoş ve ticaridir. Sekreterlerin çoğu iyi aydınlatılmış, temiz ofislerde çalışır ve en yeni ofis ekipmanlarına erişime sahiptir. Birçok sekreter, organizasyonun her seviyesinden insanlarla temas halinde oldukları büyük organizasyonlarda çalışır. Daha küçük kuruluşlarda, sekreterler, çalıştıkları kişilerle ve kuruluşla iş yapanlarla daha kişisel iletişim kurabilir. Her durumda, sekreterler başkalarıyla iyi çalışabilmeli ve yüksek düzeyde gizliliği sürdürebilmelidir. Ayrıca baskı altında çalışabilmeli ve son teslim tarihlerini karşılayabilmelidirler. Sekreterlerin çoğu, özel projeleri tamamlamak veya bulunmayan meslektaşlarını korumak için fazla mesai yapmaları gerekmesine rağmen, standart bir haftada 40 saat çalışır.

Sekreter İçin Mesleki Gelişme

İşte sekreterlerin çalışma şeklini etkileyen üç metod. Sekreterlerin, becerilerini ilgili tutmak ve işyerinde rekabet avantajı sağlamak için bu gelişmelerden haberdar olmaları gerekecektir.

Sanal Asistanın Yükselişi

Sanal asistanın yükselişi, işletmelerin çalışma şeklini hızla değiştiren bir trend. Teknoloji ilerledikçe, giderek daha fazla görev uzaktan yapılabilir, bu da işletmelerin ofis alanı ve çalışan maliyetlerinden tasarruf etmelerini sağlar.

Sanal asistanlar, idari destek, müşteri hizmetleri ve proje yönetimi gibi çeşitli hizmetler sunan profesyonellerdir. Genellikle işletmeler tarafından günlük operasyonlara yardımcı olmaları için işe alınırlar ve şirket çalışanlarını diğer görevlere odaklanmaları için serbest bırakırlar.

Sekreter profesyonelleri, kendileri sanal asistanlar haline gelerek bu trendden yararlanabilirler. Bu durum aynı anda birden fazla müşteri için çalışmasına ve başarı fırsatlarını artırmasına olanak tanır. Ek olarak, sekreterler, programları yönetmek ve müşterilerle iletişim kurmak için online araçları kullanmak gibi işlerini kolaylaştırmak için teknolojiyi nasıl kullanacaklarını öğrenebilirler.

Müşteri Hizmetlerine Odaklanma

İşletmeler müşteri hizmetlerine daha fazla odaklandıkça, sekreterlerin rekabetçi kalabilmek için uyum sağlamaları gerekecektir.

Sekreter profesyonellerinin, müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılamak için güçlü müşteri hizmetleri becerileri geliştirmeleri gerekecektir. Bu durum şikayetler gibi zor durumlarla başa çıkabilmeyi ve müşterilerle etkili bir şekilde iletişim kurabilmeyi içerir. Ayrıca sekreterlerin, müşterilerinin verilerini yönetmelerine yardımcı olabilecek çeşitli yazılım programlarına aşina olmaları gerekecektir.

Teknolojinin Kullanımı

Teknoloji, işyerinde giderek daha önemli bir rol oynuyor ve bu durum sekreterin rolü üzerinde önemli bir etkiye sahip.

Teknoloji daha yaygın hale geldikçe, sekreterlerden telefonlara cevap vermekten ve belgeleri yazmaktan daha fazlasını yapmaları isteniyor. Artık takvimleri yönetmekten, dosyaları düzenlemekten ve müşteri hizmetleri sağlamaktan sorumlular. Gelecekte başarılı olmak için sekreterlerin teknolojiyi rahatça kullanabilmeleri ve işlerinde kullanmanın yollarını bulabilmelidirler.

Nasıl Sekreter Olunur?

Bir sekreterin kariyer yolu çok faydalı olabilir. Kariyerinizde ilerledikçe, bir yönetici sekreteri veya hatta bir baş idari görevli (CAO) olmayı düşünebilirsiniz. Bu pozisyonların her ikisi de ileri düzeyde beceri ve deneyim gerektirir.

İnsan kaynakları veya bilgi teknolojisi gibi diğer işletme alanlarına da geçebilirsiniz. Bu alanlar büyüme ve ilerleme için birçok fırsat sunar.

Dipnot: Sekreter İçin CV Hazırlama Rehberini İncelemenizi Tavsiye Ederiz.

Kariyer ve İş İmkanları

Sekreter olarak ilerlemenin en iyi yolu daha fazla eğitim ve öğretim almaktır. Daha fazla eğitimle, yönetici sekreteri, idari asistan ve hatta ofis müdürü gibi daha üst düzey pozisyonlara başvurabileceksiniz. Ayrıca tıp veya hukuk sekreterliği gibi belirli bir alanda uzmanlaşmak için daha fazla eğitim alabilirsiniz. Ayrıca birçok şirket, şirket içinde yükselmek isteyen sekreterler için eğitim programları sunmaktadır. Bu programlar size daha yüksek bir pozisyona terfi etmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgi ve becerileri verebilir.