Quanto Guadagna un Responsabile dei record| Chi è | Cosa fa

I records manager sono responsabili della gestione efficace e appropriata dei record di un’organizzazione dalla loro creazione, fino al loro eventuale smaltimento

In qualità di gestore di record fornirai l’accesso a record accurati per una serie di scopi operativi e strategici e ti assicurerai che gli obblighi legali per la creazione e la conservazione dei record siano soddisfatti. Ciò include il controllo del numero di record creati e archiviati e l’identificazione di quali record devono essere conservati per scopi storici e di ricerca e quali devono essere distrutti.

La gestione dei record è spesso strettamente correlata alla gestione della conoscenza e delle informazioni, nonché alla conformità delle informazioni (protezione dei dati e libertà di informazione). Alcuni lavori saranno una fusione di questi ruoli.

Responsabilità

In qualità di gestore di record, dovrai:

• Sovrintendere alla gestione delle informazioni elettroniche e/o cartacee
• Identificare le risorse di gestione dei record più appropriate
• Progettare e sviluppare sistemi di archiviazione, schemi di classificazione aziendale e intraprendere indagini sui record
• Impostare e rivedere la documentazione dei sistemi di registrazione
• Stabilire programmi di conservazione e smaltimento
• Consigliare nuove politiche di gestione dei record, fornendo un quadro per guidare il personale nella gestione dei propri record e nell’uso del sistema di record del datore di lavoro
• Standardizzare le fonti di informazione all’interno di un’organizzazione o di un gruppo di organizzazioni
• Gestire il passaggio dai sistemi di gestione della documentazione cartacea a quelli elettronici
• Rispondere alle richieste di informazioni, dando un accesso adeguato alle informazioni
• Garantire la conformità alla legislazione e ai regolamenti pertinenti
• Fornire consulenza su complesse questioni legali e normative, che spesso comportano sentenze in settori quali la legge sulla libertà di informazione e la protezione dei dati, il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e altre normative nazionali o regionali
• Preservare la memoria e il patrimonio aziendale
• Gestire budget e risorse
• Formare e supervisionare il personale dei registri.

Stipendio

• L’Archives and Records Association (ARA) raccomanda che lo stipendio minimo iniziale per i record manager che lavorano in un ruolo di supporto (paraprofessionale) sia di €20.454.
• ARA raccomanda uno stipendio minimo di €27.613 per i record manager con esperienza che hanno la responsabilità di una discreta area di lavoro. Questo dovrebbe salire a un minimo di €32.726 per i gestori di record con alcune responsabilità a livello di gestione, che potrebbero essere impegnati per la qualificazione come membro registrato dell’ARA.
• Gli stipendi a livello di quadri intermedi dovrebbero iniziare da €40.908. Per l’alta dirigenza, gli stipendi dovrebbero iniziare da €56.249. Ci si aspetta che i senior manager abbiano un ruolo strategico e potrebbero essersi qualificati come Fellow dell’ARA.

Gli stipendi presso le autorità locali, il governo centrale, il NHS e le università di solito seguono una scala salariale. Gli stipendi variano a seconda di una serie di fattori tra cui il settore in cui lavori, la tua posizione e la tua esperienza.

Consulta l’indagine annuale sugli stipendi di Sue Hill e TFPL Knowledge & Information Management per una ripartizione degli stipendi dei record manager tra i settori.

I dati sul reddito sono intesi solo come guida.

Ore lavorative

L’orario di lavoro è solitamente dalle 9:00 alle 17:00, dal lunedì al venerdì, con la possibilità di alcune ore extra a seconda del carico di lavoro.

È possibile il lavoro di freelance e consulenza, in particolare per progetti a breve termine.

Cosa aspettarsi

• La gestione dei documenti può costituire l’intera o solo una parte del tuo lavoro insieme ad altre attività relative alle informazioni, come la gestione della conoscenza e delle informazioni, la protezione dei dati, la libertà di informazione e la governance delle informazioni.
• Il lavoro è per lo più basato sull’ufficio e, a seconda del ruolo, potresti avere contatti regolari con altro personale o svolgere un lavoro per lo più solitario, basato sul computer. Con l’aumento dell’uso di documenti elettronici e sistemi di gestione dei record (EDRMS), è probabile che tu sia coinvolto in molto lavoro basato sull’IT.
• La maggior parte delle opportunità esistono nelle grandi città e paesi.
• La gestione dei record è spesso basata su progetti e implica il lavoro a scadenze specifiche.
• Esistono alcune opportunità per i professionisti senior di diventare lavoratori autonomi, lavorando per diversi clienti o per entrare a far parte di una grande società di consulenza gestionale o agenzia specializzata.

Titoli di studio

Di solito avrai bisogno di un primo diploma seguito da una qualifica post-laurea accreditata dall’ARA.

L’argomento del tuo primo grado non è particolarmente rilevante e i gestori di record provengono da una vasta gamma di background, tra cui la gestione degli archivi, la gestione finanziaria e al dettaglio, la ricerca scientifica e la pubblica amministrazione.

La competizione per i posti in un corso post-laurea è feroce e normalmente avrai bisogno di una buona laurea con lode e di precedenti esperienze lavorative. I corsi portano a un diploma post-laurea di nove mesi, il requisito minimo per l’occupazione come gestore di record professionale o un master completo di un anno al termine di una dissertazione.

La maggior parte dei corsi sono archivi combinati e programmi di gestione dei record. Opzioni di apprendimento part-time e a distanza sono disponibili in alcune istituzioni. Per un elenco completo dei corsi accreditati, vedere Careers in Records Management.

Attualmente è in corso di sviluppo un nuovo apprendistato archivista e responsabile dei registri, che fornirà un altro percorso di accesso alla professione. Per ulteriori informazioni, vedere il sito Web ARA.

Puoi candidarti per una posizione a livello di assistente record (paraprofessionale) senza una qualifica post-laurea. I posti sono disponibili nella maggior parte dei servizi di gestione dei record e potrebbe essere possibile completare ulteriori studi in servizio o dopo un periodo di lavoro.

Competenze

Avrai bisogno di:

• Forti capacità di comunicazione per trattare con colleghi senior, fornitori e appaltatori
• Capacità di negoziazione per persuadere i colleghi senior a seguire le linee guida concordate per la memorizzazione dei record
• Capacità di problem solving e analisi per sviluppare una comprensione di come funziona la tua organizzazione e costruire sistemi di record integrati
• Buona gestione del progetto e capacità organizzative
• Una buona conoscenza della nuova tecnologia e l’adattamento a nuovi pacchetti e sistemi IT
• Consapevolezza dei principi di gestione delle informazioni e familiarità con i sistemi e gli archivi informativi
• Attenzione ai dettagli
• Flessibilità per essere coinvolti in tutti gli aspetti della fornitura di informazioni.

È importante anche una conoscenza aggiornata della legislazione sulla protezione dei dati e sulla libertà di informazione.

Esperienza lavorativa

Avrai bisogno di un’esperienza di lavoro volontario o retribuito di buona qualità in un ambiente di gestione dei record per ottenere un posto in un corso post-laurea. Cerca opportunità di posizionamento ARA per un elenco di organizzazioni che offrono posizionamenti. Crea contatti ovunque puoi.

Le posizioni di assistente record sono pubblicizzate sulla stampa locale e nazionale. Potrebbe anche valere la pena contattare organizzazioni speculativamente vicine a dove vivi. Molti dei servizi di archiviazione elencati in The National Archives – Find an archive avranno una sezione di gestione dei record a cui puoi accedere. In generale, è probabile che i dipartimenti di gestione dei documenti delle università e del governo locale più grandi abbiano delle opportunità.

È utile l’appartenenza degli studenti a un organismo professionale pertinente come ARA o Information and Records Management Society (IRMS). I vantaggi includono sconti su opportunità di formazione e networking.

Datori di lavoro

È probabile che lavori in una grande azienda o organizzazione che necessita di supporto per la gestione della propria gamma di record e sistemi di record. I datori di lavoro tipici includono:

• Governo centrale e locale
• Istituzioni accademiche
• Settore bancario e finanziario
• Il settore della vendita al dettaglio
• Studi legali
• Ospedali
• Settore farmaceutico
• Società di servizi ed energia
• Settore edile e delle costruzioni
• Il settore aziendale, comprese le società multinazionali nelle principali industrie
• Musei e gallerie
• Organizzazioni di beneficenza.

Sebbene ci sia concorrenza per i posti di lavoro, il Freedom of Information Act, il Data Protection Act e il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) hanno creato una maggiore domanda di gestori di record qualificati.

Cerca offerte di lavoro presso:

• ARC Recruitment – Il bollettino di reclutamento della Archives and Records Association.
• Lavori professionali dell’informazione
• Lavori IRMS – il sito web per i lavori della Società di gestione dei documenti e dell’informazione
• Elenco record-gestione-Italia

Anche agenzie di reclutamento specializzate come Sue Hill Recruitment pubblicizzano offerte di lavoro.

Sviluppo professionale

Una volta qualificato, sei incoraggiato a continuare il tuo sviluppo professionale al fine di sviluppare le tue capacità, costruire le tue conoscenze professionali e stabilire una rete di contatti.

Il tuo datore di lavoro di solito fornirà formazione sui sistemi e le procedure interni. Possono anche pagare per la formazione esterna e corsi di apprendimento a distanza, comprese le qualifiche professionali post-laurea, se non ne hai già uno. La formazione sotto forma di workshop, seminari, conferenze, tutoraggio e specifici programmi di sviluppo professionale continuo viene fornita attraverso organizzazioni quali:

• Chartered Institute of Library and Information Professionals (CILIP)

I membri dell’IRMS con cinque anni di esperienza nella professione, o tre anni e una qualifica professionale riconosciuta, possono richiedere l’accreditamento IRMS che ti dà diritto a utilizzare le lettere post-nominali AMIRMS. Per fare domanda, dovrai presentare una domanda scritta o una domanda di sintesi più breve e un colloquio orale. Una volta che hai un minimo di dieci anni di esperienza, sei idoneo a fare domanda per Fellowship (FIRMS).

ARA offre un programma di sviluppo professionale attraverso il quale puoi qualificarti come membro della Fondazione (FMARA), registrato (RMARA) o Fellow (FARA) dell’ARA, a seconda delle tue qualifiche ed esperienza. Si basa su un quadro di competenze e per qualificarti dovrai presentare un portafoglio di prove che mostri come soddisfi lo standard richiesto per ogni livello di iscrizione (e qualifica professionale) per cui fai domanda.

Prospettive di carriera

Puoi iniziare come assistente alla gestione dei record prima di passare a un ruolo di gestione dei record. Nelle organizzazioni più grandi, come il governo o le università, potrebbe esserci un team di personale addetto alla gestione dei record e una struttura di carriera in atto, ad esempio, responsabile dei record, responsabile record senior e responsabile della gestione dei record (o informazioni e record). In posizioni più senior, è probabile che tu guidi un team di personale addetto alla gestione dei record, sviluppi la strategia e coordini gli sviluppi delle politiche.

Nelle organizzazioni più piccole, tuttavia, i team di gestione dei record sono spesso piccoli e il responsabile dei record può essere la posizione più elevata. Potrebbe essere necessario essere flessibili e disposti a trasferirsi se stai cercando una promozione. Il progresso dipenderà spesso dallo sviluppo del proprio percorso in base ai propri interessi ed esperienze.

L’accreditamento IRMS e l’appartenenza professionale all’ARA possono aiutarti a far progredire la tua carriera in quanto dimostra che hai i più alti standard di professionalità, le tue capacità, esperienza e conoscenza sono aggiornate e che sei impegnato nella professione.

Man mano che la tua carriera cresce, puoi sviluppare un interesse specialistico o ampliare le tue capacità ed espandere la tua carriera attraverso l’archiviazione e la conservazione degli archivi. Altre aree di lavoro correlate includono la genealogia e la ricerca storica.

Ci sono anche alcune opportunità di lavoro di consulenza (di solito professionisti senior) e di lavorare come freelance con organizzazioni che richiedono supporto a breve termine nella gestione dei record.