Responsabile dei record descrizione del lavoro

I records manager sono responsabili della gestione accurata, sicura ed efficace delle informazioni ricevute e prodotte da un’ampia gamma di organizzazioni del settore pubblico e privato.

I candidati devono essere pazienti, meticolosi e logici nel loro lavoro e capaci di dare priorità ai compiti.

Cosa fa un gestore di record? | Datori di lavoro | Qualifiche e formazione | Competenze chiave

I gestori dei record supervisionano i record di un’organizzazione dalla loro creazione e conservazione fino allo smaltimento. Le responsabilità tipiche includono:

• Stabilire nuovi sistemi di gestione dei record
• Sviluppare, mantenere, verificare e valutare i sistemi esistenti
• Sovrintendere al passaggio dalla registrazione cartacea a quella elettronica
• Scrivere rapporti e pubblicazioni
• Trattare richieste e richieste di informazioni da parte di clienti interni ed esterni
• Garantire il rispetto dei requisiti e dei regolamenti finanziari, legali o amministrativi
• Garantire che i dati siano protetti
• Classificazione e indicizzazione dei record
• Distruggere o archiviare dati/record finiti
• Assicurando che i record siano facilmente accessibili quando necessario
• Fornire formazione al personale che richiede l’accesso o ha la responsabilità di conservare i record.

Sebbene il ruolo sia pubblicizzato a pieno titolo, in alcune organizzazioni il lavoro potrebbe essere combinato con quello di:

• Un project manager (la gestione delle informazioni è un elemento chiave della gestione del progetto)
• Un ruolo di scienza dell’informazione o di gestione (che spesso ha un mandato più ampio rispetto alla gestione dei record)
• Un responsabile IT
• Un responsabile della regolamentazione e della conformità o un responsabile degli affari normativi
• Un archivista.

Datori di lavoro dei gestori di record

Qualsiasi organizzazione che gestisce grandi quantità di informazioni può richiedere le competenze di un responsabile dei record; I settori chiave in cui potresti trovare record manager sono quelli in cui c’è una grande quantità di normative e supervisione, come l’industria nucleare, la sanità e la finanza.

La maggior parte dei lavori di gestione dei record si trovano con:

• Società tecnologiche
• Università, istituti di istruzione superiore e istituti di istruzione superiore
• Autorità locali, servizio civile e servizi di intelligence
• Organizzazioni di servizi finanziari
• Società di costruzioni, società di servizi pubblici e altre organizzazioni legate al potere (in particolare nucleare)
• Case farmaceutiche
• Enti di beneficenza, rivenditori e altre società che archiviano dati per scopi di marketing o di ricerca sui consumatori

I record manager esperti possono anche lavorare come freelance o come consulenti per i datori di lavoro.

I posti vacanti sono in genere pubblicizzati tramite: organizzazioni professionali pertinenti come Archives&Records Association (ARA), Information and Records Management Society (IRMS) e CILIP, la biblioteca e l’associazione dell’informazione; bacheche di lavoro; servizi di carriera; e agenzie di reclutamento specializzate.

Qualifiche e formazione richieste

Di solito hai bisogno di una laurea per diventare un record manager. Ci sono uno o due diplomi universitari in gestione delle informazioni e gestione dei record accreditati dall’Archives&Records Association (ARA) e dal CILIP, ma i datori di lavoro di solito non chiedono una materia specifica a livello universitario. Tuttavia, è comune per loro richiedere ai candidati di avere una qualifica post-laurea in una specializzazione in record, archivi e/o gestione delle informazioni.

La stragrande maggioranza dei posti vacanti richiede che tu abbia acquisito un’esperienza lavorativa correlata, che puoi ottenere attraverso lavoro volontario o tirocini retribuiti (tieni presente che questi possono essere competitivi per garantire).

Inoltre, non è sconosciuto che i partecipanti abbiano iniziato in un ruolo di ricerca scientifica, tecnologia, governo o finanziario e siano passati alla gestione dei record, avendo acquisito la relativa qualifica post-laurea, se richiesta.

Competenze chiave per i gestori di record

• Pazienza
• Meticolosità
• Capace di dare priorità
• Buone capacità di problem solving
• Capacità analitiche
• Competenze amministrative
• Abilità organizzative
• Capacità di comunicazione e influenza, soprattutto quando si richiede ai colleghi di consegnare i record o di utilizzare correttamente i sistemi
• Fiducia nell’utilizzo di database, software e sistemi operativi personalizzati e standard.