Quanto Guadagna un Assistente personale| Chi è | Cosa fa

Dietro ogni manager o direttore aziendale, troverai un assistente personale organizzato ed efficiente. Scopri cosa ha da offrire questa carriera varia e dinamica

In qualità di assistente personale (PA) lavorerai a stretto contatto con il personale dirigente o direttivo per fornire supporto amministrativo, di solito su base individuale. Aiuterai un manager a utilizzare al meglio il proprio tempo occupandosi di compiti di segreteria e amministrativi.

Le PA necessitano di una conoscenza approfondita dell’organizzazione in cui lavorano. Dovrai sapere chi è il personale chiave, sia esterno che interno, e comprendere gli scopi e gli obiettivi dell’organizzazione.

I manager spesso fanno molto affidamento sulla loro PA, confidando che il lavoro sarà gestito in modo efficiente in loro assenza. La discrezione e la riservatezza sono quindi attributi essenziali di una PA di successo.

Un assistente personale è talvolta chiamato segretario esecutivo, nonché segretario personale o privato.

Responsabilità

In qualità di PA, sei spesso il primo punto di contatto di un manager con persone sia interne che esterne all’organizzazione. Le attività includeranno:

• Ideazione/manutenzione di sistemi per ufficio, compresa la gestione e l’archiviazione dei dati
• Organizzare viaggi, visti e alloggi e occasionalmente viaggiare con il manager per prendere appunti o dettare alle riunioni o per fornire assistenza generale durante le presentazioni
• Vagliare telefonate, domande e richieste e gestirle quando appropriato
• Incontrare e salutare i visitatori a tutti i livelli di anzianità
• Organizzare e mantenere agende e fissare appuntamenti
• Si occupano di posta in arrivo, fax e posta, spesso corrispondenti per conto del gestore
• Condurre ricerche di base e presentare i risultati
• Produrre documenti, documenti informativi, rapporti e presentazioni
• Organizzare e partecipare alle riunioni e assicurarsi che il manager sia ben preparato per le riunioni
• Collaborare con clienti, fornitori e altro personale.

Oltre a supportare i manager, il loro team e i dipartimenti, molte PA hanno anche il proprio carico di lavoro e responsabilità personali. L’ambito del ruolo dell’AP può essere ampio e compiti aggiuntivi possono includere:

• Realizzazione di progetti e ricerche specifiche
• Assumersi la responsabilità dei conti e dei bilanci
• Lavorare più a stretto contatto con la direzione se si assume alcune delle responsabilità del dirigente
• Sostituire il dirigente, prendere decisioni e delegare il lavoro ad altri in sua assenza
• Essere coinvolti nei processi decisionali.

Alcune AP svolgono da sole tutto il lavoro di segreteria, mentre altre si assumono la responsabilità di reclutare e formare personale junior e delegano loro alcuni dei lavori meno impegnativi e riservati.

Stipendio

• La gamma di stipendi iniziali tipici è compresa tra €17.500 e €25.500. Nel centro di Roma, gli stipendi iniziali possono variare da €22.500 a circa €30.500.
• Gli stipendi a livello senior o con esperienza vanno da €25.500 a €33.500. Gli stipendi nel centro di Roma possono variare da €30.500 a €50.500, a seconda del livello di esperienza e del tipo di attività.

Gli stipendi dipendono dalle dimensioni e dalla natura dell’organizzazione di lavoro, nonché dalla posizione geografica.

Ulteriori vantaggi possono includere un regime pensionistico aziendale, prestito abbonamento stagionale, assicurazione sanitaria privata, abbonamento sportivo o in palestra e pranzi agevolati.

I dati sul reddito sono intesi solo come guida.

Ore lavorative

In genere lavorerai dalle 9:00 alle 17:00, a seconda del tipo di organizzazione. Potrebbe essere necessario fare gli straordinari durante le ore di punta e quando le scadenze sono vicine.

Sono possibili lavoro part-time, orari flessibili e interruzioni di carriera.

Cosa aspettarsi

• Ci sono frequenti contatti con le persone, sia per telefono, e-mail o di persona.
• Alcuni assistenti personali scelgono di registrarsi presso le agenzie e spostarsi tra le organizzazioni con contratti a breve termine. Le tariffe orarie variano ma in media da €15 a €25 l’ora, a seconda della posizione e del settore. Ciò fornisce meno sicurezza sul lavoro ma maggiore flessibilità e la possibilità di acquisire una varietà di esperienza.
• Nonostante la natura personale del ruolo, il lavoro autonomo è possibile per chi ha una notevole esperienza. Gli assistenti virtuali lavorano da casa dedicando il loro tempo a blocchi a una vasta gamma di clienti.
• Gli uomini sono attualmente sottorappresentati in questa occupazione.
• I lavori sono ampiamente disponibili nella maggior parte delle grandi città e paesi, ma lo sono meno nelle aree rurali. I posti più prestigiosi tendono ad avere sede a Roma.
• Il lavoro a volte può essere molto stressante, poiché a volte può comportare il trattare con persone difficili o esigenti, spesso a livelli molto alti, e il lavoro è sempre focalizzato sulle esigenze del manager. Essere un PA significa lavorare a stretto contatto con una persona e qualsiasi problema che ha con il suo lavoro potrebbe avere un impatto su di te.
• La natura di supporto del ruolo significa anche che il contributo della PA ai progetti potrebbe non essere sempre riconosciuto in tutta l’organizzazione. Alcune PA trovano frustrante questo aspetto del loro lavoro.
• Viaggi in una giornata lavorativa, assenza da casa durante la notte e lavoro all’estero o viaggi sono rari, ma possono essere richiesti per partecipare a riunioni e conferenze esterne o per strutture di ricerca.

Titoli di studio

Sebbene quest’area di lavoro sia aperta a tutti i laureati e quelli con, una laurea in economia o gestione può aumentare le tue possibilità. Alcuni argomenti sono più rilevanti per determinati settori, ad esempio la letteratura inglese per l’editoria e il diritto per il lavoro legale.

Per i titolari di HND, i seguenti argomenti possono aumentare le tue possibilità:

• Amministrazione
• Attività commerciale
• Gestione
• Studi di segreteria.

L’ingresso senza una laurea, un diploma di fondazione è possibile poiché le qualità personali, l’esperienza e le competenze generali dell’ufficio sono generalmente considerate più importanti.

L’inglese GCSE e la matematica (o equivalente) sono requisiti di accesso standard per molte posizioni. Potrebbe anche essere richiesta una qualifica in informatica.

È insolito entrare direttamente in una posizione di PA come neolaureato a causa del livello di esperienza che ci si aspetta da te. Tuttavia, non è impossibile e un modo per aumentare le tue possibilità sarebbe studiare per una qualifica pertinente, una qualifica, un certificato di livello 2 in supporto alle imprese e un diploma di livello 3 in amministrazione aziendale. Questi corsi sono progettati per fornire agli studenti le competenze essenziali per questa professione:

• Institute of Administrative Management (IAM) – Livello 3 Award in Professional PA e competenze amministrative
• Pitman Training – Diploma professionale esecutivo PA.

Competenze

Oltre all’esperienza pertinente e alle conoscenze di segreteria e amministrazione, dovrai dimostrare quanto segue:

• Eccezionali capacità di comunicazione scritta e orale
• Eccellenti capacità di elaborazione testi e IT, inclusa la conoscenza di una vasta gamma di pacchetti software
• La capacità di lavorare sotto pressione e con scadenze ravvicinate
• Buone capacità organizzative e di gestione del tempo
• La capacità di ricercare, digerire, analizzare e presentare il materiale in modo chiaro e conciso
• Ottime capacità interpersonali
• La capacità di lavorare di propria iniziativa
• Onestà e affidabilità
• Attenzione ai dettagli
• Flessibilità e adattabilità per destreggiarsi tra una serie di compiti diversi e lavorare ore extra per rispettare le scadenze
• Discrezione e comprensione delle questioni di riservatezza.

Ci sono anche una serie di abilità specifiche, che possono darti un vantaggio competitivo. Ad esempio, la stenografia e la digitazione audio sono ancora ampiamente utilizzate. I corsi Teeline e Pitman insegnano i sistemi stenografici standard del settore e le velocità di digitazione – per le lezioni di stenografia vedere Teeline Online.

Le qualifiche professionali pertinenti in economia e amministrazione sono fornite dall’OCR Examinations Board. La conoscenza di una lingua straniera può essere utile in alcune posizioni.

Esperienza lavorativa

La maggior parte delle posizioni richiederà un minimo di due anni di esperienza pertinente, che in genere sarà stata acquisita in un ruolo di segreteria o amministrativo junior.

Lavorare come temporaneo, durante o dopo gli studi, può fornire l’opportunità di acquisire esperienza in ufficio e sviluppare capacità di segreteria di livello superiore. Molti PA si sono fatti strada dai ruoli di junior office e di segreteria generale.

Datori di lavoro

Le PA lavorano in una vasta gamma di organizzazioni di grandi, medie e piccole dimensioni in tutti i settori. Le posizioni possono essere trovate in:

• Contabilità
• Agricoltura, orticoltura e industrie connesse
• Le arti, l’intrattenimento e il tempo libero
• Enti di beneficenza e volontariato
• Consulenza aziendale e aziendale
• Formazione scolastica
• Finanza
• Servizi sanitari, sociali, medici e affini
• Ospitalità e ristorazione
• Diritto e lavori connessi
• Dipartimenti del governo locale e centrale, compreso il lavoro per i membri del parlamento (MP)
• Organizzazioni manifatturiere e industriali
• Marketing e pubblicità
• Media e comunicazioni
• Proprietà
• Al dettaglio
• Organizzazioni legate alla scienza
• Servizi di sicurezza e protezione.

Le opportunità sono pubblicizzate anche sulla stampa locale e nazionale.

Le agenzie di reclutamento specializzate e i siti di lavoro online gestiscono comunemente i posti vacanti. Vedere:

• Gordon Yates

Le agenzie più grandi e più generali gestiscono anche i posti vacanti per la PA e sono un buon modo per trovare opportunità allettanti.

Cerca eventi speciali rivolti agli assistenti personali, come The PA Show, una mostra e conferenza annuale rivolta a PA, assistenti esecutivi e dirigenti d’ufficio.

Sviluppo professionale

La formazione si svolge principalmente sul lavoro. Le segretarie esperte possono supervisionare i nuovi entranti fino a quando non sono competenti nel lavoro. Le aziende più grandi possono fornire un corso introduttivo, della durata di alcuni giorni, per farti conoscere le varie aree dell’attività. Possono anche fornire corsi brevi in ​​settori quali:

• Pacchetti software per l’elaborazione di testi e database o fogli di calcolo
• Procedure del settore e protocollo aziendale
• Salute e sicurezza
• Primo soccorso
• Stenografia ed efficace rilevazione dei minuti.

Nelle aziende più piccole, di solito dovrai fare la formazione nel tuo tempo e di tua iniziativa, sebbene i datori di lavoro possano essere disposti a pagare per corsi pertinenti.

È possibile intraprendere uno studio part-time mentre si lavora. Le seguenti organizzazioni offrono qualifiche pertinenti, che normalmente possono essere studiate per uno o due anni:

• Qualifiche internazionali LCCI – Diploma di segretario privato di livello 3 e Diploma di segretario esecutivo di livello 4
• OCR Examinations Board – corsi di amministrazione aziendale
• Pitman Training – Diploma esecutivo PA e diploma professionale esecutivo PA.

In alternativa, potresti frequentare un corso di laurea in economia aziendale.

È utile anche l’appartenenza a un organismo professionale, come l’Istituto di gestione amministrativa (IAM). Lo IAM è ora il principale organismo professionale per leader aziendali, responsabili amministrativi e amministratori professionisti. Riflette gli obiettivi di carriera dei suoi membri amministratori che vogliono sempre più passare alla direzione e ora hanno maggiori responsabilità nella gestione delle persone.

Consulta il sito web IAM per informazioni su iscrizione, eventi, corsi di formazione online e dettagli sulle qualifiche approvate, come il Diploma di Livello 4 in Gestione aziendale e amministrativa, disponibile presso gli enti preposti al rilascio.

Prospettive di carriera

Dopo aver acquisito qualifiche, competenze ed esperienza, le PA possono entrare a far parte di un organismo professionale pertinente, come lo IAM, che può essere utile per lo sviluppo della carriera e può fornire accesso a consulenza e opportunità di sviluppo professionale continuo (CPD).

La piena adesione allo IAM (MInstAM) è aperta a chiunque soddisfi uno dei seguenti requisiti:

• Hai lavorato per cinque anni o più in attività in cui le tue mansioni riguardano l’amministrazione o la gestione amministrativa
• Possiedi una qualifica di livello 4 o 5 in un campo pertinente
• Hai completato 12 giorni di CPD negli ultimi tre anni.

Lo IAM offre anche l’iscrizione a studenti e affiliati per coloro che sono nelle prime fasi della loro carriera. Vedi il loro sito web per maggiori dettagli sui diversi livelli di iscrizione disponibili.