Quanto Guadagna un Capo ufficio | Chi è | Cosa fa

Con forti capacità organizzative e amministrative, troverai opportunità di office manager presso aziende in una vasta gamma di settori

La tua responsabilità come responsabile dell’ufficio è quella di supervisionare le attività amministrative che facilitano il buon funzionamento di un ufficio, l’organizzazione di persone, informazioni e altre risorse. Ti assicurerai che le apparecchiature per ufficio siano mantenute con la qualità e la quantità appropriate, i record pertinenti siano aggiornati e tutti i processi amministrativi funzionino in modo efficace.

In una piccola organizzazione puoi svolgere la maggior parte dei compiti da solo, mentre in organizzazioni più grandi potresti supervisionare il lavoro di un team. I titoli di lavoro variano e le alternative includono:

• Direttore aziendale
• Direttore amministrativo
• Responsabile delle operazioni.

Responsabilità

In qualità di responsabile dell’ufficio, dovrai:

• Utilizzare una vasta gamma di software, inclusi posta elettronica, fogli di calcolo e database, per garantire il funzionamento efficiente dell’ufficio
• Gestire sistemi di archiviazione online e cartacei
• Sviluppare e implementare nuovi sistemi amministrativi, come la gestione dei record
• Registrare le spese d’ufficio e gestire il budget
• Organizzare la disposizione dell’ufficio e mantenere le forniture di cancelleria e attrezzature
• Mantenere le condizioni dell’ufficio e organizzare le riparazioni necessarie
• Organizzare e presiedere riunioni con il personale – nei ruoli meno retribuiti ciò può includere la digitazione dell’ordine del giorno e la registrazione dei verbali, ma i senior manager di solito hanno un assistente amministrativo per farlo
• Supervisionare l’assunzione di nuovo personale, a volte includendo formazione e inserimento
• Garantire livelli di personale adeguati per coprire le assenze e i picchi di carico di lavoro, spesso utilizzando agenzie interinali
• Effettuare valutazioni del personale, gestire le prestazioni e disciplinare il personale
• Delegare il lavoro al personale e gestire il carico di lavoro e l’output
• Promuovere lo sviluppo e la formazione del personale
• Attuare e promuovere la politica in materia di parità e diversità
• Scrivere report per il senior management e fornire presentazioni
• Rispondere alle richieste e ai reclami dei clienti
• Rivedere e aggiornare le politiche in materia di salute e sicurezza e assicurarsi che vengano rispettate
• Verificare che vengano rispettate le leggi sulla protezione dei dati in relazione alla memorizzazione dei dati e rivedere e aggiornare le politiche
• Organizzare test regolari per apparecchiature elettriche e dispositivi di sicurezza
• Partecipare a conferenze e corsi di formazione
• Gestire i social media per la tua organizzazione.

Stipendio

• Gli stipendi per i dirigenti d’ufficio variano a seconda del tipo di settore, datore di lavoro e livello di responsabilità coinvolti. Gli stipendi iniziali tipici possono variare da €18.500 a €30.500.
• Con l’esperienza gli stipendi possono salire tra €30.500 e €50.500.

Le posizioni di dirigente d’ufficio, in aree come il NHS e l’istruzione superiore, di solito seguono una struttura di valutazione.

I dati sul reddito sono intesi solo come guida.

Ore lavorative

In genere lavorerai una settimana di 35 ore, anche se potresti dover iniziare presto o rimanere fino a tardi durante i periodi di punta. Potrebbero esserci opportunità di lavoro part-time o condivisione del lavoro.

Cosa aspettarsi

• Il lavoro è basato sull’ufficio. Le dimensioni e lo stile dell’ufficio dipenderanno dall’organizzazione per cui lavori. Ad esempio, potresti avere un ufficio tutto per te o condividere con un team in un ufficio open space.
• I lavori sono disponibili in paesi e città in tutto il Italia. Potrebbero esserci opportunità anche con piccole imprese nelle zone rurali.
• Nella maggior parte dei post è previsto un abbigliamento professionale e intelligente, in particolare nei ruoli rivolti al cliente.
• Il lavoro può essere impegnativo, poiché spesso sei responsabile del rispetto degli obiettivi e delle scadenze e della disciplina del personale.
• Puoi viaggiare da un ufficio all’altro se lavori in sedi divise, o talvolta più lontano per corsi di formazione e conferenze, o lavori in altre filiali.

Titoli di studio

Puoi diventare un manager di ufficio con qualsiasi materia di laurea, ma le seguenti materie possono essere particolarmente utili:

• Amministrazione aziendale/gestione aziendale
• Informatica e tecnologia dell’informazione
• Gestione delle risorse umane
• Gestione
• Pubblica amministrazione.

L’ingresso senza una laurea, un diploma di fondazione è possibile se si dispone di esperienza e competenze in ufficio pertinenti. Molti responsabili di ufficio entrano a livello di amministratore di ufficio e si fanno strada con esperienza. Alcuni datori di lavoro chiederanno una qualifica manageriale a livello di dirigente d’ufficio.

Se hai 16 anni o più e non studi a tempo pieno, ci sono opportunità di fare un apprendistato in economia e amministrazione a livelli intermedi, avanzati e superiori. A un livello superiore, potresti formarti per un ruolo di responsabile di ufficio. Gli NVQ/SVQ sono disponibili in ambito aziendale e amministrativo.

Di solito non è necessaria una qualifica post-laurea per diventare un manager di ufficio, ma alcuni laureati scelgono di approfondire gli studi in un campo correlato al business.

Competenze

Avrai bisogno di:

• Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo
• Conoscenza di Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel) e altri pacchetti per ufficio di uso comune
• Ottime capacità informatiche e di battitura
• La capacità di dare priorità ai compiti e lavorare sotto pressione
• Buone capacità di lavoro di squadra e la fiducia per guidare e motivare una squadra
• La capacità di gestire il carico di lavoro e supervisionare gli altri contemporaneamente
• Ottime capacità di comunicazione interpersonale, orale e scritta
• Attenzione ai dettagli
• Flessibilità e adattabilità al cambiamento dei carichi di lavoro
• Un approccio di problem solving al lavoro
• Capacità di gestione del progetto
• Familiarità con la legislazione in materia di occupazione, uguaglianza e diversità e protezione dei dati: ciò è utile, ma non essenziale.

Esperienza lavorativa

La concorrenza varia tra i settori di impiego, ma le posizioni di dirigente d’ufficio di solito attraggono molte candidature. Un’esperienza d’ufficio pertinente è vitale. Le opportunità sono disponibili tramite agenzie di reclutamento o incarichi amministrativi junior.

È anche utile acquisire esperienza che dimostri un buon lavoro di squadra e capacità di gestione. Affrontare un progetto extracurricolare o gestire un team di volontari è un buon modo per sviluppare queste abilità, in particolare se non hai avuto l’opportunità di applicarle in un ambiente di lavoro.

Datori di lavoro

I responsabili degli uffici sono impiegati a tutto campo nei settori pubblico, privato e di beneficenza. Insomma, sono impiegati da qualsiasi organizzazione che gestisca un ufficio, dalle piccole imprese agli enti pubblici e alle multinazionali.

I datori di lavoro tipici includono:

• NHS e organizzazioni sanitarie private
• Istituti di istruzione, comprese le scuole e gli istituti di istruzione superiore e superiore
• Enti governativi locali e centrali
• Enti di beneficenza e gruppi di comunità
• Organizzazioni di servizi finanziari
• Studi legali
• Organizzazioni di assistenza sociale
• Industrie dell’intrattenimento, della creatività, dei media e del tempo libero
• Società di ingegneria
• Società di trasporto
• Dettaglianti, grossisti e distributori
• Produttori in tutti i rami dell’industria
• Organizzazioni scientifiche
• Servizi di sicurezza
• Servizi pubblici – fornitori di gas, elettricità, acqua e telecomunicazioni.

Cerca offerte di lavoro presso:

• Lavori – per lavori in ospedali e ambulatori medici.
• Semplicemente lavori da ufficio

Sviluppo professionale

Le opportunità di formazione dipendono in gran parte dal datore di lavoro, sebbene la maggior parte dei datori di lavoro offra almeno una formazione di base, ad esempio, nei propri database e sistemi di gestione dei contenuti. Anche la formazione informale sul posto di lavoro è comune.

La formazione viene svolta internamente (di solito in organizzazioni più grandi) o tramite società esterne che offrono corsi in settori quali:

• Dirigere e guidare i team
• Valutazioni
• Reclutamento e selezione
• Legislazione sull’uguaglianza e la diversità
• Salute e sicurezza
• Marketing
• Gestione dello stress
• Gestione del tempo
• Assertività.

Nelle aziende più piccole, è più probabile che tu debba prendere l’iniziativa e elaborare le tue esigenze di sviluppo professionale continuo (CPD). I corsi sono spesso pagati dal datore di lavoro, ma i budget per la formazione possono essere limitati.

L’appartenenza all’Istituto di gestione amministrativa (IAM) è utile e fornisce l’accesso alle ultime notizie, eventi e sconti sulla formazione, nonché l’opportunità di fare rete con i responsabili degli uffici e il personale correlato.

Se non hai già una qualifica amministrativa, puoi scegliere di studiare per un diploma, NVQ, laurea, in economia, amministrazione o in un’area correlata come le risorse umane.

Il sito web IAM descrive in dettaglio la gamma di qualifiche offerte dall’istituto, incluso il certificato IQ IAM di livello 4 in Office and Administration Management, che si rivolge esclusivamente ai responsabili degli uffici o agli aspiranti dirigenti d’ufficio.

Ci sono anche opportunità di studiare gestione dell’ufficio o economia a livello post-laurea, ad esempio prendendo un Master in Business Administration (MBA).

Prospettive di carriera

Il ruolo di responsabile dell’ufficio di solito non è una posizione di livello iniziale e in genere hai precedenti esperienze amministrative o manageriali, spesso in un settore correlato, prima di assumere il lavoro.

Una volta che sei in carica e hai un po ’di esperienza, potresti assumerti responsabilità extra, come gestire più personale o assumere più responsabilità dirigenziali.

In alternativa, potresti gestire un ufficio diverso nell’organizzazione, che ha una forza lavoro più ampia o ha maggiori responsabilità. Ad esempio, potresti passare dalla gestione di un piccolo team nella sezione finanziaria alla gestione dell’intero dipartimento finanziario.

Dopo aver acquisito più esperienza come responsabile dell’ufficio, potrebbero esserci opportunità di passare alla dirigenza senior e progredire ulteriormente a capo del dipartimento. Possono verificarsi colli di bottiglia per i posti di alto livello, in particolare quando ci sono più responsabili di ufficio all’interno di un’organizzazione. Lo sviluppo di un’area specialistica, come la finanza, le risorse umane o lo sviluppo strategico, può aiutare.