Segretario descrizione del lavoro

I segretari e gli amministratori svolgono un ruolo di supporto nelle organizzazioni in cui sono impiegati per svolgere una serie di compiti amministrativi.

Un ruolo amministrativo a volte può essere un modo per entrare in una professione, in particolare nei media o nel marketing.

Cosa fa una segretaria o un amministratore? | Datori di lavoro | Qualifiche e formazione | Competenze chiave

Segretari e amministratori aiutano a mantenere un’organizzazione senza intoppi, occupandosi delle attività amministrative e organizzative che fanno funzionare l’organizzazione. Il titolo di lavoro “amministratore” e “segretario” può essere utilizzato in modo intercambiabile per descrivere lo stesso ruolo, oppure “segretario” può essere un altro nome più antiquato per un assistente personale o un assistente esecutivo.

Le responsabilità tipiche del lavoro includono:

• Rispondere alle chiamate, ricevere messaggi e gestire la corrispondenza
• Mantenere i diari e organizzare gli appuntamenti
• Digitando, preparando e raccogliendo rapporti
• Archiviazione
• Organizzare e servire riunioni (produrre ordini del giorno e prendere verbali)
• Gestione dei database
• Dare la priorità ai carichi di lavoro
• Implementare nuove procedure e sistemi amministrativi
• Collaborare con organizzazioni e clienti pertinenti
• Coordinamento di mail-shot e simili attività pubblicitarie
• Registrazione o elaborazione di fatture o spese
• Agire come receptionist e/o incontrare e salutare i clienti
• Se più senior, reclutamento, formazione e supervisione del personale junior.

Un ruolo amministrativo o di segreteria a volte può essere un modo per entrare in un’altra professione, in particolare quelle nei media o nel marketing; in altre parole, molti professionisti in settori come il marketing e i media iniziano con un ruolo amministrativo e “si fanno strada”. Allo stesso modo, studenti universitari e laureati spesso svolgono un lavoro temporaneo a breve termine come amministratore o segretario tramite un’agenzia di reclutamento durante le vacanze o dopo la laurea. Questo tipo di esperienza d’ufficio può essere una risorsa per un CV.

Tuttavia, se desideri specializzarti in un ruolo amministrativo, l’avanzamento di carriera può derivare dall’assunzione di posizioni amministrative più elevate; ciò che questi sono esattamente differirà a seconda dell’organizzazione. In alcuni, potresti diventare un amministratore senior o un team leader; in altri, un assistente personale o esecutivo; in ancora di più, un office manager. Inoltre, non è sconosciuto al personale di segreteria e amministrativo di specializzarsi nel lavoro per organizzazioni in settori particolari: ad esempio, farmaceutico o legale.

Datori di lavoro di segretari e amministratori

Una vasta gamma di organizzazioni nei settori pubblico e privato impiega segretari e amministratori.

I lavori possono essere trovati tipicamente sulle bacheche di lavoro, direttamente attraverso i siti web del datore di lavoro, attraverso le agenzie di reclutamento e nelle versioni cartacee e online dei giornali locali e nazionali.

Qualifiche e formazione richieste

Le qualifiche accademiche formali non sono sempre necessarie, anche se alcuni datori di lavoro richiedono che tu sia istruito a un GCSE/standard o un livello A/livello superiore. Una piccola minoranza potrebbe chiedere una laurea, nel qual caso una laurea in inglese, economia, informatica o scienze dell’informazione può essere utile.

La maggior parte dei datori di lavoro richiede ai candidati di avere esperienza lavorativa in ufficio o amministrativa; esperienza pertinente può essere acquisita tramite temping tramite agenzie di reclutamento. Questo, a sua volta, può portare a un lavoro permanente.

Alcune organizzazioni richiedono la capacità di digitare un certo numero di parole al minuto o di avere esperienza nell’audiotipizzazione; tuttavia, la stenografia non è più richiesta come standard. Una serie di corsi di formazione per segreteria è disponibile online o tramite istituti di istruzione superiore.

Competenze chiave per le segretarie

• Buone capacità di comunicazione, servizio clienti e costruzione di relazioni
• Abilità di lavoro di squadra
• Capacità di organizzazione e gestione del tempo
• Attenzione ai dettagli
• Capacità di negoziazione
• Assertività
• Flessibilità
• Tatto, discrezione e diplomazia
• La capacità di essere proattivi e utilizzare la tua iniziativa: vedere cosa è necessario fare e farlo
• La capacità di utilizzare pacchetti software standard (ad esempio Microsoft Office) e di apprendere pacchetti personalizzati, se necessario.