Cosa fa un Event Planner? Come diventare?

Cos’è un Event Planner?

Un organizzatore di eventi (noto anche come organizzatore di riunioni e/o convegni) è qualcuno che coordina tutti gli aspetti di riunioni ed eventi professionali. Spesso scelgono luoghi di incontro, organizzano il trasporto e coordinano altri dettagli.

Cosa fa un Event Planner?

Un organizzatore di eventi in genere eseguirà le seguenti operazioni:

• Incontra i clienti per capire lo scopo della riunione o dell’evento
• Pianifica l’ambito dell’evento, inclusi tempo, luogo, programma e costi
• Richiedi offerte da luoghi e fornitori di servizi (ad esempio, fioristi o fotografi)
• Collabora con il cliente per scegliere dove tenere l’evento e chi contrattare per i servizi
• Ispeziona i luoghi per assicurarti che soddisfino i requisiti del cliente
• Coordinare i servizi per eventi come stanze, trasporti e servizi di ristorazione
• Parla con il personale in loco per coordinare i dettagli
• Monitorare le attività dell’evento per garantire che il cliente ei partecipanti all’evento siano soddisfatti
• Rivedi le fatture degli eventi e approva il pagamento

Che si tratti di un matrimonio, di una conferenza educativa o di una convention aziendale, riunioni ed eventi riuniscono le persone per uno scopo comune. I pianificatori di riunioni, convegni ed eventi lavorano per garantire che questo scopo venga raggiunto senza problemi. Coordinano ogni dettaglio degli eventi, dall’inizio alla fine. Prima di una riunione, ad esempio, i pianificatori si incontreranno con i clienti per stimare la partecipazione e determinare lo scopo della riunione. Durante la riunione, gestiscono la logistica della riunione come la registrazione degli ospiti e la configurazione delle apparecchiature audio/video per i relatori. Dopo la riunione, intervistano i partecipanti per scoprire quali argomenti li interessavano di più.

Gli organizzatori di eventi cercano anche potenziali siti di incontro, come hotel e centri congressi. Considerano l’alloggio ei servizi che la struttura può fornire, quanto sarà facile arrivarci per le persone e le attrazioni che l’area circostante ha da offrire. Più recentemente, i pianificatori valutano anche se una riunione online può raggiungere gli stessi obiettivi di una riunione faccia a faccia.

Una volta selezionata una posizione, i pianificatori organizzano spazi per riunioni e servizi di supporto. Ad esempio, negoziano contratti con i fornitori per fornire pasti ai partecipanti e coordinano i piani con il personale in loco. Organizzano oratori, intrattenimento e attività. Supervisionano anche le finanze di riunioni e convegni. Il giorno dell’evento, gli organizzatori possono registrare i partecipanti, coordinare il trasporto e assicurarsi che le sale riunioni siano allestite correttamente.

Sei adatto per essere un organizzatore di eventi?

Gli organizzatori di eventi hanno personalità distinte. Tendono ad essere individui intraprendenti, il che significa che sono avventurosi, ambiziosi, assertivi, estroversi, energici, entusiasti, fiduciosi e ottimisti. Sono dominanti, persuasivi e motivazionali. Alcuni di loro sono anche convenzionali, nel senso che sono coscienziosi e conservatori.

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Com’è l’ambiente di lavoro di un Event Planner?

Gli organizzatori di eventi trascorrono la maggior parte del loro tempo negli uffici. Durante riunioni ed eventi, di solito lavorano in loco presso hotel o centri congressi. Viaggiano regolarmente per partecipare agli eventi che organizzano e per visitare potenziali siti di incontro, a volte in luoghi esotici in tutto il mondo. I pianificatori collaborano regolarmente con clienti, operatori dell’ospitalità e partecipanti alle riunioni.

Il lavoro di organizzatori di riunioni, congressi ed eventi può essere veloce ed impegnativo. I pianificatori supervisionano molti aspetti dell’evento contemporaneamente, affrontano numerose scadenze e orchestrano le attività di diversi gruppi di persone.

La maggior parte degli organizzatori di riunioni, congressi ed eventi lavora a tempo pieno. Inoltre, molti sono tenuti a lavorare per lunghe ore irregolari nel tempo che precede un evento importante. Durante riunioni o convegni, i pianificatori possono lavorare giornate molto lunghe, iniziando la mattina presto e lavorando fino a tarda sera. A volte, devono lavorare nei fine settimana.

Domande frequenti

Gli organizzatori di eventi sono felici?

Gli organizzatori di eventi si collocano in cima alle carriere. Complessivamente si collocano nel 73°percentile delle carriere per punteggi di soddisfazione. Si prega di notare che questo numero deriva dai dati che abbiamo raccolto solo dai nostri membri Sokanu.

Nonostante lo stress intrinseco della pianificazione degli eventi, è innegabilmente stimolante, eccitante, persino esilarante – caratteristiche che definiscono molte carriere felici.

Come sono gli organizzatori di eventi?

Sulla base del nostro pool di utenti, gli organizzatori di eventi tendono ad essere prevalentemente persone artistiche. Questa scoperta non è sorprendente. In sostanza, c’è un’arte in quasi tutto ciò che gli organizzatori di eventi devono fare: mantenere i contatti con i clienti; negoziare contratti; lavorare con fornitori, che possono avere background culturali diversi e avere un’etica del lavoro diversa; essere allo stesso tempo consapevoli e reattivi, ma in grado di passare in secondo piano; e di fronte agli inevitabili difetti, rimanere composto sotto pressione.

Devo diventare un Event Planner?

La prima cosa che chiunque consideri questa carriera dovrebbe sapere è che la pianificazione di eventi è costantemente elencata come uno dei primi dieci lavori più stressanti. Mentre la professione può comportare viaggi verso destinazioni eccitanti e opportunità di soggiornare in hotel spesso di fascia alta e cenare in ristoranti esclusivi, il lavoro è irto di scadenze inamovibili e situazioni di pressione che richiedono una rapida riflessione e risoluzione. Non è insolito che agli organizzatori di eventi venga chiesto di creare calma in mezzo al potenziale caos e di apparire risolutamente come se il caos non fosse nemmeno una possibilità. Per riuscire – anzi, per sopravvivere – in campo questo capacità di compostezza e risoluzione dei problemi è imperativo. Ovviamente non è l’unica abilità chiave che gli organizzatori di eventi competenti mettono in campo. Il ruolo richiede anche tutte le seguenti competenze:

Capacità organizzative
La gestione della logistica relativa a riunioni, trasporti, attività e altri aspetti degli eventi richiede capacità organizzative eccezionali.

Creatività
Presentare idee e soluzioni ispirate, in consultazione con i fornitori giusti come fornitori di audio-video, società di gestione delle destinazioni e fornitori di mobili e fiori, richiede una sensibilità creativa.

Capacità di gestione del tempo
I pianificatori di eventi devono essere a proprio agio nell’assegnare priorità e ridefinire le priorità multiple per lunghi periodi di tempo. Il lavoro è determinato dalla scadenza,

Capacità di gestione del team e creazione di relazioni
Il coordinamento del personale, dei relatori ospiti, degli animatori e dei partecipanti all’evento è parte integrante del lavoro.

Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta
I pianificatori di eventi sono il collegamento tra più parti, dai clienti alle sedi dei fornitori locali. Ciò significa che devono essere in grado di rispondere a una varietà di richieste di bisogni.

Acuta attenzione ai dettagli
Anche la pianificazione è pianificazione dettagliata. Identificare potenziali problemi o problemi prima che si verifichino è una parte significativa del lavoro di un organizzatore di eventi.

Acume negli affari
La pianificazione degli eventi prevede la richiesta di offerte dalle sedi, la garanzia di prodotti e servizi di qualità, la negoziazione e la verifica dei contratti di servizio, la revisione delle fatture degli eventi, l’approvazione dei pagamenti e altre attività correlate.

Alfabetizzazione informatica
La conoscenza del software di gestione dei progetti, del foglio di calcolo e del software di database è essenziale per gli organizzatori di eventi.

Disponibilità a viaggiare
Molti eventi si svolgono lontano dalla città natale del pianificatore. Inoltre, lo scouting di sedi e l’incontro con i fornitori è una parte significativa del lavoro. La necessità di viaggiare, quindi, non è negoziabile.

Flessibilità
Nella pianificazione degli eventi, il cambiamento è relativamente costante. I voli in ritardo significano i partecipanti in ritardo. Il cliente cambia idea sul posto. Il tempo richiede che un evento all’aperto venga spostato all’interno. Ad un certo livello, il compito di un organizzatore di eventi è prevedere l’imprevisto ed essere pronto a gestirlo.

In conclusione, se stai cercando un lavoro dalle 9 alle 5, la pianificazione degli eventi non fa per te. Parte delle specifiche del lavoro può includere giornate di 18 ore (sia nei giorni precedenti a un evento che durante l’evento stesso), cadere a letto alle 2:00 del mattino dopo aver assistito a una cena di premiazione o alzarsi alle 5:00 per aiutare a organizzare una conferenza o una mostra. La carriera è per le persone che sono disposte a lavorare senza sosta. E mentre il lavoro può avere organizzatori di eventi in giro per il mondo, sanno che a volte le uniche attrazioni che vedranno saranno l’interno di un hotel. Dopotutto, la loro responsabilità è fornire eventi senza interruzioni per gli altri, in base alle visioni e agli obiettivi dei loro clienti.

Passaggi per diventare un organizzatore di eventi

Diventare un organizzatore di eventi implica un impegno per un’istruzione varia e spesso un’intensa formazione sul posto di lavoro.

Quanto tempo ci vuole per diventare un Event Planner?

Gli organizzatori di eventi spesso scelgono di completare un file Laurea biennale o laurea triennale prima che cerchino un ruolo di pianificazione di eventi di livello base. Alcuni possono acquisire esperienza correlata lavorando in un hotel o in un’altra attività di ospitalità prima di diventare un organizzatore di eventi.

Gli organizzatori di eventi sono anche conosciuti come.