Assistente personale descrizione del lavoro

Gli assistenti personali lavorano per manager e dirigenti (o talvolta per persone e famiglie facoltose o famose), svolgendo una serie di compiti amministrativi.

Gli assistenti personali spesso fungono da primo punto di contatto del manager.

Cosa fa un assistente personale? Datori di lavoro | Qualifiche e formazione | Competenze chiave

A differenza di un amministratore che tende a prendersi cura di una squadra, un assistente personale (PA) in genere svolge il lavoro amministrativo per conto di un individuo. Questo individuo è solitamente un manager o un dirigente di un’organizzazione commerciale, senza scopo di lucro o del settore pubblico. Il ruolo di una PA è quello di liberare il tempo di un dirigente dalle attività organizzative e amministrative in modo che possa dedicare il massimo tempo alle attività strategiche. Le responsabilità includono tipicamente:

• Agire come primo punto di contatto: occuparsi della corrispondenza e delle telefonate
• Gestire i diari e organizzare riunioni e appuntamenti, spesso controllando l’accesso al manager/dirigente
• Prenotazione e organizzazione di viaggi, trasporti e alloggi
• Organizzazione di eventi e convegni
• Ricordando al manager/dirigente compiti e scadenze importanti
• Dattilografia, compilazione e preparazione di relazioni, presentazioni e corrispondenza
• Gestione di banche dati e archivi
• Implementare e mantenere procedure/sistemi amministrativi
• Collaborare con personale, fornitori e clienti
• Raccolta e archiviazione delle spese
• Compiti vari a supporto del proprio manager, che varieranno a seconda del settore e del mandato del manager, ad esempio completare alcune relazioni sul governo societario (per garantire che l’attività sia gestita correttamente e conforme alla legislazione e ai regolamenti) o condurre ricerche.

È anche possibile per una PA lavorare per una famiglia o un individuo benestante, invece che per una società. Se questo è il caso, il lavoro della PA può anche coprire le attività di manutenzione della casa o della vita personale, come garantire che i MOT siano aggiornati o assumere addetti alle pulizie.

Il titolo di lavoro per questo tipo di ruolo e la sua anzianità varieranno a seconda del datore di lavoro. In alcune organizzazioni, i titoli di lavoro “assistente personale” e “assistente esecutivo” sono intercambiabili. In altri, un assistente esecutivo è più anziano di un assistente personale e assumerà maggiori responsabilità, come alcune attività di governance aziendale o di organizzazione del team. In alcune organizzazioni, un ruolo di PA è un lavoro di livello base; in altri, richiede molta esperienza e viene pagato di conseguenza. A seconda del datore di lavoro, anche il ruolo di assistente personale può essere combinato con quello di amministratore o può essere una posizione più elevata a cui gli amministratori possono progredire.

Nota: un titolo tradizionale per un lavoro di assistente personale è “segretario personale”, ma ora è considerato un termine vecchio stile e usato solo raramente.

Datori di lavoro delle PA

Come accennato in precedenza, qualsiasi organizzazione del settore pubblico, privato e no profit può impiegare assistenti personali, così come individui o famiglie facoltose. Le organizzazioni possono impiegare le PA direttamente o tramite un’agenzia di reclutamento specializzata.

Pertanto, i posti vacanti possono essere generalmente trovati tramite i comitati di lavoro, le agenzie di reclutamento specializzate e tramite i giornali nazionali e regionali (in stampa e online).

Qualifiche e formazione richieste

Non sono richieste qualifiche accademiche formali come standard, sebbene alcuni datori di lavoro possano richiedere ai candidati di avere un livello A/superiore e una piccola minoranza potrebbe preferire lauree. Se sono richiesti titoli di studio, una laurea in materia di comunicazione, tecnologia o affari può essere vantaggiosa.

A volte i datori di lavoro richiedono una precedente esperienza di amministrazione o lavoro di assistente personale: spesso due anni. Questa esperienza può spesso essere acquisita tramite temping, che a sua volta può portare a un lavoro permanente. È possibile completare un corso o un diploma di segreteria online o tramite istituti di istruzione superiore.

Competenze chiave per le PA

• Discrezione e affidabilità: sarai spesso parte di informazioni riservate
• Flessibilità e adattabilità
• Buone capacità di comunicazione orale e scritta
• Capacità organizzative e capacità di multitasking
• La capacità di essere proattivi e prendere l’iniziativa
• Tatto e diplomazia
• Abilità comunicative
• Una conoscenza dei pacchetti software standard e la capacità di apprendere il software specifico dell’azienda, se necessario.