Segretaria aziendale descrizione del lavoro

I segretari aziendali forniscono supporto amministrativo e guida ai direttori aziendali.

È un requisito legale per tutte le società pubbliche assumere un segretario aziendale.

Cosa fa una segretaria aziendale? Datori di lavoro | Qualifiche e formazione | Competenze chiave

I segretari aziendali forniscono indicazioni ai direttori aziendali su come le loro organizzazioni dovrebbero essere dirette, gestite o controllate. Questo è anche noto come corporate governance e include la garanzia che la società sia conforme ai requisiti legali e normativi. Le responsabilità tipiche del lavoro includono:

• Convocazione e servizio di assemblee generali annuali (AGM)/riunioni (produzione di ordini del giorno, elaborazione di verbali, trasmissione di decisioni, gestione della corrispondenza delle riunioni e così via)
• Fornire consulenza legale, finanziaria e/o strategica durante e al di fuori delle riunioni
• Direttori della formazione e membri del senior leadership team su questioni di corporate governance
• Tenersi aggiornati con eventuali modifiche normative o statutarie e politiche che potrebbero influire sull’organizzazione
• Assicurando che le politiche siano aggiornate e siano approvate
• Fornire supporto al consiglio o ad altri comitati su specifici progetti
• Nelle società pubbliche, fungendo da punto di contatto e costruendo buoni rapporti con gli azionisti
• Implementare processi o sistemi per aiutare a garantire una buona gestione dell’organizzazione o il rispetto della legislazione
• Scrivere rapporti
• Raccolta di informazioni.

In alcune organizzazioni, il ruolo potrebbe anche coprire alcuni aspetti della gestione dell’ufficio, della gestione del rischio e delle risorse umane. In tal caso, le attività potrebbero includere:

• Gestione di spazi e strutture per uffici
• Identificare e monitorare i rischi per le prestazioni aziendali
• Amministrare i regimi pensionistici e condividere le emissioni
• Trattare polizze assicurative azienda/personale
• Gestione degli accordi contrattuali con fornitori/clienti
• Amministrazione finanziaria e delle risorse umane.

Datori di lavoro delle segretarie aziendali

I segretari aziendali sono impiegati nei settori pubblico, privato e no-profit: più comunemente all’interno del governo locale/nazionale, enti di beneficenza, associazioni edilizie, istituzioni finanziarie e studi legali. All’interno del settore privato, i datori di lavoro possono essere trovati praticamente in qualsiasi settore perché, nel Regno Unito, tutte le società pubbliche – quelle che operano in borsa – sono legalmente obbligate ad avere un segretario aziendale. Inoltre, sebbene sia un posto facoltativo per le società private, molti scelgono di averli ed è stabilito come requisito nelle costituzioni di alcune società.

Alcune organizzazioni esternalizzano il lavoro di segreteria aziendale (anziché assumere una segretaria aziendale interna) e quindi le segretarie aziendali possono anche essere lavoratori autonomi o lavorare per un’agenzia che offre servizi di segreteria aziendale.

Qualifiche e formazione richieste

È possibile diventare segretario aziendale sia con diploma di maturità che di laurea. I posti vacanti di segreteria aziendale entry-level, a volte noti come ruoli di assistente o tirocinante, spesso richiedono una laurea, ma alcuni sono aperti ai diplomati. Laddove è richiesta una laurea, le materie relative a diritto, finanza e affari sono vantaggiose ma non sempre indispensabili.

Un altro percorso di ingresso per i laureati è quello di intraprendere un corso di laurea in corporate governance.

I posti vacanti sono pubblicizzati su bacheche di lavoro come EnİyiMeslekler, sul sito web dell’ICSA (The Governance Institute), dai servizi per il lavoro e sui giornali (in particolare The Guardian e The Times).

Potresti anche passare a un ruolo di segretario aziendale dopo aver lavorato in finanza (ad esempio, come revisore dei conti), legge (ad esempio, come paralegal o solicitor) o in un’altra area correlata alla corporate governance (ad esempio, come risk manager o responsabile della conformità).

Ottenere una qualifica con ICSA e diventare un segretario certificato è essenziale per i segretari aziendali che lavorano in aziende pubbliche e fortemente raccomandato per coloro che lavorano in aziende private. Esistono vari percorsi per la qualificazione, a seconda delle qualifiche accademiche e/o dell’esperienza lavorativa: esistono percorsi per i diplomati, i laureati e coloro che hanno lavorato come commercialisti e avvocati.

Competenze chiave per segretari aziendali

• Forti capacità amministrative e attitudine all’uso di software IT
• Consapevolezza commerciale
• Meticolosa attenzione ai dettagli
• Abilità interpersonali
• Abilità di influenza
• Ottima organizzazione e gestione del tempo
• La capacità di prendere l’iniziativa
• Un approccio flessibile e pratico al lavoro
• Discrezione e diplomazia.

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