Quanto Guadagna un Segretario/Amministratore | Chi è | Cosa fa

Lavorando come segretario o amministratore sei in una posizione di responsabilità e dovrai rimanere organizzato e concentrato

Un segretario o un amministratore fornisce supporto sia amministrativo che amministrativo ai professionisti, sia come parte di un team che individualmente. Sarai coinvolto nel coordinamento e nell’attuazione delle procedure d’ufficio e avrai spesso la responsabilità di progetti e compiti specifici. In alcuni casi, puoi supervisionare e supervisionare il lavoro del personale junior.

Il ruolo varia notevolmente a seconda del settore, delle dimensioni del datore di lavoro e dei livelli di responsabilità. La maggior parte del tuo lavoro coinvolge sia la comunicazione scritta che orale, l’elaborazione di testi e la digitazione e richiede competenze rilevanti come IT, capacità organizzative e di presentazione, nonché la capacità di svolgere più attività e lavorare bene sotto pressione. In alcuni casi, come nel lavoro di segreteria legale, possono essere richieste conoscenze o qualifiche specialistiche.

Questo ruolo può spesso coincidere con il ruolo di assistente personale.

Responsabilità

In qualità di segretario/amministratore, dovrai:

• Utilizzare un pacchetto di elaborazione testi come Microsoft Word
• Tipo di audio e copia
• Scrivere lettere
• Gestire richieste telefoniche ed e-mail, utilizzando un sistema di posta elettronica (es.Microsoft Outlook)
• Fotocopiare e stampare vari documenti, a volte per conto di altri colleghi
• Organizzare e archiviare scartoffie, documenti e informazioni basate su computer
• Creare e mantenere archivi e altri sistemi di ufficio
• Tenere i diari e fissare gli appuntamenti
• Programmare e partecipare a riunioni, creare ordini del giorno e prendere verbali: per farlo potrebbe essere necessaria una stenografia
• Prenotare sale riunioni e strutture per conferenze
• Mantenere i contatti con il personale di altri reparti e con i contatti esterni
• Ordinare e mantenere cancelleria e attrezzature
• Organizzare viaggi e alloggi per il personale e altri contatti esterni.

A seconda del settore e dell’azienda, puoi anche svolgere le seguenti mansioni:

• Utilizzare una varietà di pacchetti software (inclusi Microsoft Excel, Access e Powerpoint) per gestire i dati e produrre documenti e presentazioni
• Utilizzare sistemi di gestione dei contenuti (CMS) per mantenere e aggiornare siti Web e database interni
• Gestire e mantenere i budget ed eseguire la fatturazione
• Smistare e distribuire la posta in arrivo e organizzare e inviare la posta in uscita (ciò può comportare l’uso di una macchina affrancatrice)
• Reclutare, formare e supervisionare il personale junior e delegare il lavoro secondo necessità
• Manipolare dati statistici
• Organizzare eventi interni ed esterni
• Organizzare la formazione per i membri del personale.

Stipendio

• I lavori nei media, nel settore no profit e nelle piccole organizzazioni si trovano all’estremità inferiore della scala salariale. L’occupazione nel settore bancario, finanziario, immobiliare e negli studi legali tende ad essere nella fascia più alta. Aspettatevi stipendi iniziali nella regione da €16.500 a €19.500 per ruoli fuori Roma e da €20.500 a €24.500 per lavori nella capitale.
• Con l’esperienza e le maggiori responsabilità, gli stipendi possono salire fino a €20.500 e talvolta fino a €34.500.

L’acquisizione di una qualifica o di qualifiche extra o la ricerca di un impiego presso una società 100 del Financial Times Stock Exchange (FTSE) può comportare uno stipendio più alto. In alcuni settori esistono bonus annuali e legati alla performance.

I dati sul reddito sono intesi solo come guida.

Ore lavorative

Una settimana lavorativa varia in genere tra le 35 e le 40 ore, con la giornata lavorativa che di solito si svolge tra le 8:00 e le 18:00. A volte è disponibile l’orario flessibile a seconda dell’organizzazione.

I ruoli temporanei, part-time e temporanei sono comuni. Le interruzioni di carriera sono possibili se le competenze, in particolare IT, vengono mantenute.

Cosa aspettarsi

• Il lavoro è quasi interamente basato sull’ufficio e la necessità di viaggiare è rara, anche se può essere richiesta occasionalmente a seconda del settore in cui lavori.
• Questo è tradizionalmente un ruolo femminile e la maggior parte dei lavori di segreteria è ancora ricoperta da donne.
• La natura del ruolo è sostenere colleghi e progetti piuttosto che assumere la guida dei progetti da soli, il che può diventare frustrante.
• Il ruolo può essere stressante a volte, poiché il lavoro è sempre concentrato sulle esigenze del manager o del team. Le scadenze possono essere imposte all’improvviso, richiedendo flessibilità e ridefinizione delle priorità del carico di lavoro.
• I posti di lavoro sono disponibili in tutte le aree del Italia e le opportunità sono molto diffuse.

Titoli di studio

Per questo ruolo sono richiesti diversi livelli di qualifiche, a seconda del datore di lavoro e del settore. Alcuni potrebbero essere più interessati alle precedenti esperienze e abilità, mentre altri potrebbero richiedere qualifiche formali.

Per i ruoli con più responsabilità, le seguenti materie di laurea e HND possono aumentare le tue possibilità:

• Affari o gestione
• Affari con le lingue
• Governo o pubblica amministrazione
• Legge
• Studi di segreteria.

Sono disponibili corsi di segreteria specificamente rivolti ai laureati, spesso attraverso istituti privati. Una formazione specifica di segreteria è utile per l’accesso a ruoli legali o medici.

Competenze

Avrai bisogno di:

• Forti capacità organizzative
• Capacità di presentazione e attenzione ai dettagli
• La capacità di pianificare il proprio lavoro, utilizzare la propria iniziativa e rispettare le scadenze
• La capacità di gestire la pressione e le richieste contrastanti e di assegnare priorità alle attività e al carico di lavoro
• La capacità di accettare e comprendere le istruzioni
• Capacità di comunicazione orale e scritta
• Tatto, discrezione e rispetto per la riservatezza
• Un modo telefonico piacevole e sicuro
• Capacità di lavoro di squadra
• Affidabilità e onestà
• Capacità di gestione del progetto
• Una lingua straniera può essere richiesta in alcuni ruoli.

Esperienza lavorativa

L’esperienza pertinente è spesso più apprezzata delle qualifiche di segreteria, sebbene eccellenti capacità informatiche e di battitura (di solito è richiesto un minimo di 45 parole al minuto) saranno sempre un requisito essenziale. I datori di lavoro apprezzano l’esperienza e un atteggiamento maturo in questo campo di lavoro, quindi è probabile che una storia lavorativa consolidata sia utile per ruoli più senior.

È comune trovare lavoro tramite agenzie di segreteria, ma fare domanda direttamente alle organizzazioni che ti interessano può essere efficace. Il lavoro temporaneo può spesso portare a posizioni permanenti e fornirà l’opportunità di provare diversi tipi di lavoro di segreteria o amministrativo.

Ci sono molte opportunità in quest’area di lavoro, quindi non dovresti scoprire che la concorrenza è un problema. Tuttavia, alcune aziende e aree di occupazione possono essere più competitive di altre.

Datori di lavoro

Poiché il lavoro di segreteria e amministrativo è così diversificato, l’occupazione può essere trovata praticamente in tutti i settori, tra cui:

• Istituzioni accademiche, comprese scuole, college e università
• Industrie creative, come la pubblicità o l’editoria
• Governo
• Ospedali e studi medici generali
• Servizi legali e finanziari
• Consulenza direzionale e strategica
• Marketing e comunicazione
• Compagnie private
• Proprietà
• Organizzazioni pubbliche, comprese le autorità locali e gli enti di beneficenza
• Aziende di vendita al dettaglio e del tempo libero.

La natura e la varietà del lavoro che svolgi varierà in base alle dimensioni dell’azienda per cui lavori. Le grandi organizzazioni possono fornire più lavoro di routine ma potrebbero offrire più possibilità di promozione ed esperienza in altri dipartimenti.

Alcune piccole imprese potrebbero aspettarsi che tu svolga una funzione di amministrazione molto tradizionale, ma altre potrebbero darti una responsabilità aggiuntiva se hanno solo un piccolo staff, che potrebbe fornire un’esperienza aggiuntiva e utile.

Cerca offerte di lavoro presso:

• Lavori del governo locale
• Lavori totali
• Laureati Reed
• Semplicemente lavori da ufficio

Sviluppo professionale

La formazione iniziale consiste solitamente nell’insegnamento delle politiche, delle procedure e dei sistemi aziendali. Una volta in servizio, il tuo datore di lavoro potrebbe offrirti l’opportunità di studiare per ulteriori qualifiche, oppure potresti voler intraprendere alcuni in modo indipendente, per aumentare le tue possibilità di progressione.

Puoi intraprendere qualifiche pertinenti tra cui vari NVQ, certificati e diplomi in materie come:

• Trascrizioni audio
• Affari e amministrazione
• Digitando.

Le qualifiche vengono rilasciate da molti enti tra cui:

• Città e gilde
• Qualifiche internazionali
• Pitman Training

L’accesso ad aree più specializzate, come il lavoro di segreteria legale o medico, può richiedere qualifiche aggiuntive. La gamma di competenze IT di cui hai bisogno dipenderà dal tuo ruolo specifico, ma potresti voler seguire una formazione in Microsoft PowerPoint, Excel, Access o pacchetti statistici, o web-authoring e design.

Prospettive di carriera

Puoi sviluppare la tua carriera in molti modi. Potresti desiderare di specializzarti in un settore o area, come il lavoro di segreteria legale o medica, o diventare un assistente personale di un direttore aziendale o altro senior manager. Se hai competenze linguistiche, potresti decidere di trasferirti in un ruolo più specializzato come una segretaria bilingue. Oppure puoi usare le tue capacità organizzative come manager di ufficio o segretario di team, coordinando il lavoro di altri all’interno di un dipartimento o organizzazione.

In alcuni settori, come i settori della beneficenza e della proprietà, è possibile salire attraverso offerte e opportunità interne, o forse spostarsi in altre aree dell’azienda come vendite o marketing. Pertanto, lavorare nell’amministrazione in un settore che ti interessa può offrire molto potenziale in termini di prospettive di carriera future.

Per aumentare le possibilità di sviluppo della carriera unisciti a un organismo professionale come l’Istituto di gestione amministrativa (IAM). Puoi anche migliorare le prospettive di promozione diventando un segretario iscritto all’ICSA. Dopo essere entrato in carica e con una notevole esperienza, potrebbe essere possibile passare a ruoli come segretario aziendale, amministratore delegato o direttore dei servizi legali.

In alternativa, potresti voler sviluppare altre abilità specifiche per determinati ruoli. Ad esempio, potresti usare le tue abilità stenografiche per diventare un reporter testuale, partecipare alle udienze del tribunale e registrare i risultati.