Cosa fa un receptionist? Come diventare?
Cos’è un receptionist?
Un addetto alla reception (a volte indicato come assistente amministrativo) è qualcuno che svolge varie attività amministrative, tra cui rispondere ai telefoni e fornire informazioni al pubblico e ai clienti. Gli addetti alla reception sono spesso il primo dipendente con cui il pubblico o il cliente entra in contatto. Sono responsabili di fare una buona prima impressione per l’organizzazione, che può influire sul successo dell’organizzazione.
Cosa fa un receptionist?
Gli addetti alla reception in genere fanno quanto segue:
- Rispondi, filtra e inoltra le telefonate
- Saluta i clienti e altri visitatori e accompagnali verso destinazioni specifiche
- Contribuisci alla sicurezza dell’ufficio aiutando a monitorare l’accesso dei visitatori
- Ottieni o invia informazioni o documenti utilizzando un computer, posta o fax
- Eseguire altre attività di supporto amministrativo, come tenere i calendari degli appuntamenti
- Copiare, archiviare e conservare documenti e record
- Raccogli, smista, distribuisci e prepara le consegne di posta e corriere
- Elaborare e preparare buoni di viaggio o altri documenti
Sebbene alcuni compiti siano comuni alla maggior parte degli addetti alla reception, le loro responsabilità specifiche variano a seconda dell’organizzazione lavorativa. Ad esempio, gli addetti alla reception negli ospedali e negli studi medici possono raccogliere informazioni personali e assicurative dei pazienti e indirizzare i pazienti alla sala d’attesa appropriata. Nella sede aziendale, possono accogliere i visitatori e gestire la programmazione della sala riunioni o dell’area conferenze comune. Nei saloni di bellezza o nei parrucchieri, organizzano appuntamenti, indirizzano i clienti all’hairstylist e possono servire come cassieri. Nelle fabbriche, nelle grandi aziende e negli uffici governativi, gli addetti alla reception possono fornire carte d’identità per i visitatori e organizzare che le scorte portino i visitatori all’ufficio appropriato. Coloro che lavorano per le compagnie di autobus e treni rispondono alle richieste dei passeggeri su partenze, arrivi, fermate e altre questioni correlate.
Gli addetti alla reception usano il telefono, i computer e altri dispositivi elettronici. Nonostante l’uso diffuso della posta vocale o di altri sistemi automatizzati, molti receptionist accettano ancora messaggi e informano gli altri dipendenti degli arrivi o delle cancellazioni di appuntamenti del pubblico o dei clienti. Quando non sono occupati, ci si aspetta che gli addetti alla reception aiutino gli altri impiegati amministrativi svolgendo una serie di attività d’ufficio.
Sei adatto per essere un receptionist?
Gli addetti alla reception hanno personalità distinte. Tendono ad essere individui convenzionali, il che significa che sono coscienziosi e conservatori. Sono logici, efficienti, ordinati e organizzati. Alcuni di loro sono anche intraprendenti, nel senso che sono avventurosi, ambiziosi, assertivi, estroversi, energici, entusiasti, fiduciosi e ottimisti.
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Com’è il posto di lavoro di un receptionist?
Sebbene gli addetti alla reception lavorino in quasi tutti i settori, molti sono concentrati nell’assistenza sanitaria e sociale, inclusi studi medici, ospedali e case di cura. Gli addetti alla reception che accolgono clienti e visitatori di solito lavorano in aree altamente visibili, pulite, ben illuminate e relativamente silenziose. La maggior parte lavora in un ambiente confortevole in ufficio.
Il lavoro svolto da alcuni addetti alla reception può essere faticoso, ripetitivo e stressante in quanto possono passare tutto il giorno a rispondere a telefoni che squillano continuamente e talvolta incontrare chiamanti difficili o arrabbiati. Alcuni receptionist, compresi quelli che lavorano negli ospedali e nelle case di cura, potrebbero dover lavorare la sera e nei fine settimana.
Gli addetti alla reception sono anche conosciuti come.