Ofis Ortağı Ne İş Yapar ve Maaşları Ne Kadar?

Bir ofis çalışanının ne yaptığını, bu işi nasıl alacağınızı ve bir ofis çalışanı olarak başarılı olmak için ne gerektiğini öğrenme zamanı.

Ofis asistanları, modern ofisleri bir arada tutan yapıştırıcıdır. Telefonlara cevap vermekten ve ziyaretçileri selamlamaktan evrakları dosyalamaya ve envanter takibine kadar çeşitli görevleri yerine getirirler. Ofis asistanları ek olarak ofis alanlarının temizliğinden ve her zaman güvenli ve sıhhi olmasını sağlamaktan sorumlu olabilir.

Büro asistanları genel olarak bir yönetici veya yöneticinin gözetimi altında çalışırlar. Fakat işlerini nasıl yaptıkları konusunda genellikle bir dereceye kadar özerkliğe sahiptirler. Bu durum gerektiğinde inisiyatif alabilmeleri ve sorunları sürekli gözetim olmaksızın bağımsız olarak çözebilmeleri gerektiği anlamına gelir.

Büro Asistanı Sorumlulukları ve Görevleri

Bir ofis çalışanının genel olarak aşağıdakiler gibi sorumlulukları vardır:

  • Toplantıları planlamak, seyahat düzenlemelerini düzenlemek ve malzeme siparişi vermek gibi üst yönetime idari destek sağlamak
  • Gelen postaları işlemek, telefonları cevaplamak ve resepsiyonda ziyaretçileri karşılamak
  • Zarfları damgalayarak, adresleyerek ve mühürleyerek giden postaları sevkiyat için hazırlamak
  • İdari amaçlar için belgeleri dosyalama, tarama, kopyalama, fakslama ve yazdırma
  • Yöneticiler veya müşteriler için mektup, not ve diğer yazışmaların hazırlanması
  • Gelen çağrıların alınması ve işlenmesi, veri tabanı sistemlerindeki iletişim bilgilerinin güncellenmesi ve çağrıların uygun kişilere yönlendirilmesi
  • Bilgisayar yazılım uygulamaları kullanılarak sözleşmeler ve mali tablolar gibi şirket kayıtlarının takibi
  • Politikalar, prosedürler ve hizmetler hakkında bilgi sağlamak için müşterilerle ve diğer kişilerle şahsen veya telefonla iletişim kurmak
  • Hesapları uzlaştırmak veya satış etkinliği ve envanter seviyeleri hakkında raporlar hazırlamak gibi muhasebe görevlerine yardımcı olmak

Ofis Ortağı Maaşı Ne Kadar?

Büro asistanlarının maaşları, yılların deneyiminden, eğitiminden ve şirketin büyüklüğü ve sektöründen etkilenir. Ayrıca ikramiye veya komisyon şeklinde ek tazminat da alabilirler.

  • 2024 Yılı Ortalama Maaş: 13.000 TL (17.30 TL/saat)
  • 2024 Yılı Üst Düzey Maaşları: 16.000 TL (28.80 TL/saat)

Ofis çalışanlarının istihdamının önümüzdeki on yılda düşmesi bekleniyor.

İstihdam artışı, işverenlerin daha az işçiyle daha fazlasını yapmasına olanak tanıyan otomasyonla sınırlandırılacaktır. Teknoloji geliştikçe, şu anda ofis çalışanları tarafından yapılan bazı görevler, bilgisayarlar veya diğer ekipman türleri tarafından otomatikleştirilecek ve gerçekleştirilecektir. Ayrıca elektronik dosyalama sistemleri gibi ofis otomasyonu, manuel olarak yapılması gereken büro işlerinin miktarını azaltmıştır.

Dipnot: Büro Asistanı İçin Yukarıda Verilen Maaşlar Kariyer sitelerinden ve Forumlardan Alınarak Hazırlanmıştır.

Ofis Ortağı İçin Şartlar ve Nitelikler Neler?

Aşağıdaki maddeler genellikle bir ofis çalışanı olmak için gerekli olan niteliklerden bazılarıdır:

Eğitim: Giriş seviyesi ofis ortaklarının genellikle lise diplomasına sahip olmaları gerekir. Bazı şirketler, bir önlisans mezuniyetine veya daha yüksek bir dereceye sahip olmak için bir iştiraki tercih edebilir. İşletme dışında bir alanda diploması olanlar, işletme alanında bir önlisans mezuniyeti almayı düşünmek isteyebilirler.

Antrenman tecrübesi: Büro asistanları genellikle yeni işverenlerinden iş başında eğitim alırlar. Bu eğitim, şirketin politika ve prosedürlerini, bilgisayar programlarını ve diğer ofis ekipmanlarını öğrenmeyi içerebilir. Eğitim ayrıca, görevleri kendi başlarına tamamlayacak kadar rahat olana kadar bir ofis asistanını izlemeyi de içerebilir.

Sertifikalar ve Lisanslar: Ofis asistanı gibi masa başı bir iş için sertifika gerekmese de, bir işverene motive olduğunuzu ve kariyerinizde büyümek istediğinizi göstermenin harika bir yolu olabilirler.

Ofis Ortak Olmak İçin Gerekli Beceriler

Ofis çalışanları başarılı olmak için aşağıdaki becerilere ihtiyaç duyar:

İletişim yetenekleri: Bir sekreterin işinde iletişim becerileri de önemlidir. Müşterilerle telefonda veya şahsen iletişim kurmanız gerekebilir. Bu yüzden net ve güvenle konuşabilmeniz önemlidir. Ayrıca diğer çalışanlarla iletişim kurmanız gerekebilir. Bu yüzden onlarla profesyonel bir şekilde konuşabilmek önemlidir.

Detaylara dikkat: Detaylara dikkat, bir ofis çalışanı için bir başka önemli beceridir. Hassas bilgilerin işlenmesinden siz sorumlu olabilirsiniz. Bu yüzden evrak işlerini ve diğer belgeleri dikkatli bir şekilde işleyebilmelisiniz. Ayrıca üzgün veya hayal kırıklığına uğramış müşterilerle iletişim kurabileceğiniz için müşteri hizmetleri aramalarını ve e-postalarını dikkatli bir şekilde ele alabilmeniz gerekir.

Bilgisayar yeterliliği: Bilgisayar yeterliliği, ofis asistanları için gerekli bir beceridir. Kelime işlemci, elektronik tablo ve sunum yazılımı dahil olmak üzere çeşitli bilgisayar programlarını kullanabilmelisiniz. Ayrıca internette gezinebilmeli ve e-posta gönderebilmelisiniz.

Organizasyon: Organizasyon, bir ofis asistanı için bir başka önemli beceridir. Randevuları planlamak, dosya ve kayıtları tutmak ve çalışma alanınızı düzenli tutmanızı gerektiren diğer görevlerden siz sorumlu olabilirsiniz. Çalışma alanınızı ve ofisin diğer alanlarını düzenli tutabilmek, görevlerinizi verimli ve etkili bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olabilir.

Takım çalışması: Ofis ortamında çalışmak takım oyuncusu olmanızı gerektirir. Görevleri tamamlamanıza ve iş arkadaşlarınızla sorunları çözmenize yardımcı olması için ekip çalışması becerilerinizi kullanabilirsiniz.

Ofis Ortağı Çalışma Şartları Nasıl?

Ofis çalışanları, şirket ofisleri, devlet kurumları ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar dahil olmak üzere çeşitli ortamlarda çalışır. Genellikle haftada 40 saatlik standart bir şekilde çalışırlar. Fakat zaman zaman son teslim tarihlerini karşılamak veya amirlerinin programlarına uymak için fazla mesai yapmak zorunda kalabilirler. Ofis çalışanları genellikle iyi aydınlatılmış, havalandırılmış ve sıcaklık kontrollü ortamlarda çalışır. Uzun süre oturmaları gerekebilir ve işlerinin çoğu için bilgisayarları kullanabilirler. Ofis çalışanları genellikle halkla çok az temasa sahiptir veya hiç temas kurmaz ve iş arkadaşlarıyla çok az temas kurabilir.

Ofis Ortağı İçin Mesleki Gelişme

İşte ofis çalışanlarının çalışma şeklini etkileyen üç metod. Ofis çalışanlarının, becerilerini ilgili tutmak ve işyerinde rekabet avantajı sağlamak için bu gelişmelerden haberdar olmaları gerekecektir.

Uzaktan Çalışanın Yükselişi

Uzaktan çalışanın yükselişi, iş dünyasında hızla popülerlik kazanan bir trend. Bunun nedeni, düşük maliyetler ve artan üretkenlik gibi sunduğu birçok faydadır.

Gittikçe daha fazla işletme uzaktan çalışma politikalarını benimserken, ofis çalışanlarının ofiste olmadan nasıl verimli çalışacaklarını öğrenmeleri gerekecek. Bu durum iş arkadaşlarınızla nasıl iletişim kurulacağını ve yüz yüze etkileşim olmadan projeleri nasıl yöneteceğinizi öğrenmeyi içerir.

Müşteri Hizmetlerine Odaklanma

Müşteri hizmetlerine odaklanma, tüm endüstrilerde artan bir şekilde benimsenen bir trend. Bunun nedeni, müşterilerin daha talepkar hale gelmesi ve kendilerine önemliymiş gibi davranılmasını istemeleridir.

Ofis çalışanları, müşteri hizmetlerinde becerilerini geliştirerek bu eğilimden yararlanabilir. Ayrıca zor durumlarla başa çıkmaya hazır olmalı ve ayakları üzerinde düşünebilmelidirler. Ayrıca, şirketlerinin sunduğu ürün ve hizmetlere aşina olmaları ve bunlarla ilgili soruları yanıtlayabilmeleri gerekir.

Teknolojinin Kullanımı

Giderek daha fazla işletme verimliliği artırmak için teknoloji kullanmanın faydalarını fark ettiğinden, işyerinde teknolojinin kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır.

İşyerinde teknolojiyi kullanabilen ofis çalışanları, yapamayanlara göre daha başarılı olacaktır. Bu durum işlerini yapabilmek için bilgisayarları, tabletleri ve akıllı telefonları kullanma konusunda rahat olmaları gerektiği anlamına gelir. Ek olarak, kelime işlemciler ve elektronik tablolar gibi işyerinde yaygın olarak kullanılan yazılım uygulamalarını nasıl kullanacaklarını anlamaları gerekecektir.

Nasıl Ofis Ortağı Olunur?

Bir ofis asistanı olarak bir kariyer, ayağınızı iş dünyasının kapısına getirmenin harika bir yolu olabilir. Bir ofis asistanı olarak, farklı departmanlar ve bunların birlikte nasıl çalıştıkları hakkında bilgi edinme fırsatınız olacak. Ayrıca hayatın her kesiminden insanlarla çalışma deneyimi kazanacaksınız. Bu durum özgeçmişinizi oluşturmanın ve iletişim, organizasyon ve ekip çalışması gibi temel becerileri geliştirmenin harika bir yoludur.

Merdiveni tırmanmak istiyorsanız, ek sorumluluklar almayı veya özel roller için eğitim almayı düşünün. Ayrıca becerilerinizi geliştirmek için online kurslar alabilir veya atölye çalışmalarına katılabilirsiniz.

Dipnot: Office Associate İçin CV Hazırlama Rehberini İncelemenizi Tavsiye Ederiz.

Kariyer ve İş İmkanları

Bu kariyerde ilerlemenin en iyi yolu daha fazla eğitim almaktır. Bir önlisans mezuniyeti size bu alanda başlamanız için ihtiyaç duyduğunuz temel becerileri verecektir. Fakat bir lisans mezuniyeti size yönetim pozisyonlarına geçme fırsatı verecektir. Bir lisans mezuniyeti ile, bir ofis yöneticisi, insan kaynakları yöneticisi ve hatta bir işletme sahibi olarak iş başvurusunda bulunabileceksiniz.

Daha fazla eğitim almanın yanı sıra mevcut işinizde daha fazla sorumluluk alarak kariyerinizde ilerleyebilirsiniz. Şu anda ofis asistanı olarak çalışıyorsanız, randevu planlama ve projeleri yönetme gibi daha fazla idari görev üstlenmeye başlayabilirsiniz. Ayrıca, liderlik becerilerinizi sergileme şansı verecek özel projeler veya komiteler için gönüllü olabilirsiniz.

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu