Ofis Görevlisi Nedir? Nasıl Olunur?

Bir ofis memuru, yazma, rutin notları düzenleme, kayıtları dosyalama ve telefonları yanıtlama gibi çeşitli büro görevlerini yerine getirir. İşverenlerinin ihtiyaçlarına ve çalıştıkları ofisin türüne bağlı olarak genellikle günlük değişen görevleri vardır. Genel büro memurları sağlık tesislerinde, devlet dairelerinde, okullarda ve diğer endüstri yerlerinde çalışmaktadır.

Nasıl Ofis Memuru Olunur?

Bir genel büro memurunun iş bulması için genellikle bir lise diploması veya eşdeğeri beklenir. Çalışanın işte çalışırken iş becerilerini öğrenmesi yaygındır ve eğitim normalde yaklaşık 1 ay sürer. İş başında eğitim, ofis prosedürlerini, ofis ekipmanlarının kullanımını, gerekli telefon görgü kurallarını ve belki de bilgisayar uygulamalarını içerir.

Genel büro memurları, iş deneyimi ve bilgisayar uygulamaları bilgisi ile yönetici sekreterliğine veya yönetici idari asistanına ilerleme fırsatlarına sahip olabilir.

Ofis Memurunun İş Tanımı

Genel bir büro memurunun görevleri genel olarak halka, müşterilere veya personele bilgi sağlamanın yanı sıra telefona cevap vermeyi, aramaları aktarmayı ve mesaj almayı içerir. Gelen postayı sıralar ve teslim eder ve giden postayı gönderir. Randevuları planlamaktan ve ziyaretçileri veya müşterileri almaktan sorumludurlar. Belgeleri yazabilir, rutin notları düzenleyebilir veya raporları biçimlendirebilirler. Kağıt ve elektronik belgeleri kopyalayabilir, dosyalayabilir, güncelleyebilir ve faturaları veya diğer ofis belgelerini hazırlayabilir ve işleyebilir.

Genel bir büro memuru bilgi toplar ve veri girişi yapar. Bazılarının bilgisayarlara veri girmesi veya yazılım uygulamalarını kullanarak bazı görevleri gerçekleştirmesi gerekir. Çalışanın faks makineleri, fotokopi makineleri ve tarayıcılar kullanması yaygındır. Genel büro memurunun görev çeşitliliği, çalıştığı ofisin türüne bağlıdır.

Ofis Katibi Kimdir?

İster okulda, ister devlet kurumunda veya hastanede olsun, her yerdeki ofisler, çalışmaya devam etmelerine yardımcı olmak için ofis memurlarına güveniyor. Genel büro memurları, telefonlara cevap vermekten, belgeleri yazmaya ve kayıtları dosyalamaya kadar çeşitli büro işleri gerçekleştirir. Tek bir uzmanlık görevi yerine getirmek yerine, bu memurların işverenin ihtiyaçlarına göre değişen sorumlulukları vardır, görevleri günlük olarak bile değişebilir.

Bazı görevliler, diğer görevleri gerçekleştirmek için bilgisayarlara veri girer veya yazılım uygulamalarını kullanır. Ayrıca genellikle fotokopi makineleri, tarayıcılar ve faks makineleri gibi çeşitli ofis ekipmanlarını kullanırlar. Bir memurun belirli görevleri, çalıştıkları ofise bağlıdır. Örneğin bir kolej veya üniversitedeki genel büro memuru, üniversite başvurularını işleme koyabilirken, bir hastanedeki bir memur tıbbi kayıtları dosyalayıp geri alabilir.

Katiplerin çoğu bir ofis ortamında tam zamanlı çalışır. Fakat yarı zamanlı pozisyonlar nadir değildir. Ofis memurları genellikle iş başındayken becerilerini öğrenirler. Eğitimleri genellikle yaklaşık bir ay sürer ve ofis ekipmanı, prosedürler ve uygun telefon görgü kuralları ile ilgili talimatları içerebilir. Çoğu büro memurunun bir lise diplomasına veya eşdeğerine ihtiyacı vardır. Kelime işlem ve elektronik tablo yazılımına aşina olmayanlar için bilgisayar kursları yardımcı olabilir.

Kaynakça

• İŞBUL, Türk Meslekler Sözlüğü, Genel Ofis Katipleri.
• Kariyer Geliştirme Merkezi. 43-9061.00.
• Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’nın Raporlarından Faydalanılmıştır.